Zmiana wykonawcy to projekt z terminem
Zmiana firmy sprzątającej w biurze wymaga kilku tygodni przygotowań, bo stara umowa ma okres wypowiedzenia, a nowa firma potrzebuje czasu na poznanie obiektu. Poniżej kolejność kroków, która pozwala przejść z jednego wykonawcy do drugiego bez dni, w których nikt nie sprząta.
Najczęstszy błąd to wypowiedzenie umowy przed wybraniem następcy. Biuro zostaje wtedy z datą końca usługi i bez podpisanej nowej umowy, a każda kolejna oferta jest oceniana pod presją czasu.
Krok pierwszy: sprawdzić obecną umowę
Zanim firma zacznie zbierać oferty, powinna odczytać z obecnej umowy trzy rzeczy: okres wypowiedzenia, sposób jego złożenia i zasady zwrotu kluczy oraz kart dostępu. Część umów przewiduje wypowiedzenie na koniec miesiąca kalendarzowego, co przesuwa termin o kilka tygodni. Z tych zapisów wynika data, od której nowy wykonawca musi być gotowy.
Krok drugi: opisać zakres, zanim zbierze się oferty
Oferty da się porównać tylko wtedy, gdy każda firma wycenia ten sam zakres. Dlatego przed zapytaniem ofertowym trzeba przygotować spis pomieszczeń i tabelę czynności z częstotliwością. Więcej o tym, jak opisać zakres prac w umowie na sprzątanie biura, piszemy w osobnym tekście. Dobrze przygotowany zakres skraca też rozmowy z wykonawcami, bo pytania dotyczą szczegółów, a nie podstaw.
Co przygotować do zapytania ofertowego
Oprócz zakresu prac zapytanie powinno zawierać informacje, bez których wykonawca poda tylko orientacyjną cenę. Należą do nich godziny, w których biuro jest dostępne dla ekipy, liczba pracowników i gości w typowym tygodniu, rodzaj podłóg w poszczególnych strefach oraz planowana data rozpoczęcia usługi. Warto też napisać wprost, czy środki czystości i materiały higieniczne mają być po stronie wykonawcy, czy biura, bo ta jedna decyzja zmienia porównanie ofert.
Wysłanie tego samego pakietu informacji do kilku firm pozwala zestawić odpowiedzi w jednej tabeli. Różnice w cenie wynikają wtedy z organizacji pracy i stawek, a nie z tego, że każda firma inaczej zrozumiała zapytanie.
Krok trzeci: wizja lokalna i wybór
Każda poważna firma sprzątająca poprosi o obejrzenie biura przed podaniem ceny. Podczas wizyty dobrze jest zwrócić uwagę na pytania, jakie zadaje: o rodzaj podłóg, liczbę osób, godziny pracy biura, dostęp do wody i miejsce na przechowywanie sprzętu. Wykonawca, który nie pyta o nic i od razu podaje stawkę, wycenia zwykle przeciętne biuro, a nie konkretne.
Przy porównaniu ofert liczy się także to, kto będzie sprzątał na co dzień, kto odpowiada za kontrolę jakości i jak firma organizuje zastępstwa. Dobrze jest poprosić o kontakt do jednego lub dwóch obecnych klientów z podobnym biurem i zapytać ich o terminowość oraz sposób reagowania na uwagi.
Krok czwarty: okres przejściowy
Ostatni tydzień starej umowy to dobry moment, żeby nowa firma przeszła obiekt z osobą odpowiedzialną za biuro. Zwrot kluczy i kart od poprzedniego wykonawcy najlepiej potwierdzić protokołem, a kody alarmu zmienić po jego odejściu. Pierwsze sprzątanie nowej firmy dobrze zaplanować jako dokładniejsze, bo pozwala ono ustalić stan wyjściowy, do którego odnoszą się kolejne odbiory.
Krok piąty: pierwszy miesiąc współpracy
W pierwszych tygodniach uwag jest zwykle więcej, bo nowa ekipa poznaje obiekt i przyzwyczajenia pracowników. Warto zbierać je w jednym miejscu i omówić z koordynatorem po pierwszym miesiącu, zamiast reagować na każdą osobno. Taki przegląd pokazuje, czy problem leży w wykonaniu, czy w zakresie, który trzeba doprecyzować.
