Ile dni przysługuje i skąd się bierze ten limit
Cztery dni w każdym roku kalendarzowym. Podstawą jest art. 167² Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu.
To nie jest osobna pula dni wolnych ponad urlop wypoczynkowy. Państwowa Inspekcja Pracy opisuje urlop na żądanie jako część urlopu pozostawioną do dyspozycji pracownika w wymiarze do 4 dni w roku. Wykorzystanie dnia na żądanie pomniejsza więc zwykły wymiar urlopu wypoczynkowego, a nie dokłada się do niego.
Z tego samego powodu urlopu na żądanie nie obejmuje plan urlopów i nie dotyczy go procedura uzgadniania terminu z pracodawcą. Na tym polega jego odrębność: termin wskazuje pracownik, nie pracodawca.
Do kiedy trzeba zgłosić żądanie
Najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 roku (sygn. I PK 128/06), na który powołuje się PIP.
Przepis nie narzuca formy zgłoszenia. W praktyce oznacza to, że zgłoszenie telefoniczne, mailowe czy przez system kadrowy jest tak samo skuteczne, o ile faktycznie dotarło do osoby uprawnionej do udzielenia urlopu. Dla pracodawcy wniosek jest prosty: warto z góry ustalić, kto przyjmuje takie zgłoszenia i którym kanałem, bo spór o to, czy żądanie w ogóle dotarło, jest sporem o fakty, a nie o przepis.
Dla pracownika istotne jest co innego. Zgłoszenie w dniu rozpoczęcia urlopu to termin ostateczny, a nie zalecany. Zgłoszenie wcześniej niczego nie psuje i zmniejsza ryzyko nieporozumienia.
Osobną kwestią jest to, co znaczy „zgłoszone”. Żądanie musi dotrzeć do pracodawcy, a nie tylko zostać wysłane. Wiadomość na prywatny numer przełożonego, który akurat ma wolne, albo mail na skrzynkę, z której nikt tego dnia nie korzysta, w razie sporu będzie trudna do obrony. Z tego samego powodu zgłoszenie warto zostawić w formie, która po sobie coś zostawia: wiadomość, zgłoszenie w systemie kadrowym, wpis w komunikatorze firmowym.
Godzina zgłoszenia też bywa przedmiotem sporu. Przepis mówi o dniu, nie o godzinie rozpoczęcia zmiany, ale zgłoszenie po zakończeniu dnia pracy trudno uznać za dotyczące tego dnia. Jeżeli w firmie pracuje się zmianowo, ustalenie wewnętrzne, do której godziny przyjmowane są zgłoszenia na dany dzień, usuwa większość nieporozumień.
Czy pracodawca może odmówić
Co do zasady nie, ale odmowa jest możliwa w wyjątkowych przypadkach. PIP wskazuje tu wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 roku (sygn. II PK 123/09), zgodnie z którym odmowa może nastąpić ze względu na szczególne okoliczności.
Popularne stwierdzenie, że pracodawca nigdy nie może odmówić, jest więc uproszczeniem. Zasadą pozostaje obowiązek udzielenia urlopu, a odmowa jest wyjątkiem, który musi mieć oparcie w konkretnej sytuacji po stronie zakładu pracy, a nie w wygodzie przełożonego.
W praktyce oznacza to, że pracodawca, który odmawia, powinien umieć wskazać, na czym polegały szczególne okoliczności. Pracownik z kolei nie powinien zakładać, że sam fakt zgłoszenia żądania kończy sprawę.
Orzecznictwo nie tworzy zamkniętej listy sytuacji uzasadniających odmowę. Ocena jest dokonywana na tle konkretnego stanu faktycznego, co ma dwie konsekwencje. Pierwsza: pracodawca nie może powołać się na ogólną zasadę, że w tym tygodniu jest dużo pracy, bo to opis zwykłej sytuacji, a nie okoliczności szczególnej. Druga: pracownik nie może przyjąć, że odmowa jest z założenia bezskuteczna, bo istnieją sytuacje, w których sąd ją zaakceptuje.
Dla obu stron płynie z tego ten sam wniosek praktyczny. Warto, żeby odmowa miała formę pisemną i zawierała powód. Dla pracodawcy jest to dowód, że powód istniał w momencie odmowy, a nie został dobrany później. Dla pracownika jest to podstawa do oceny, czy odmowa była uzasadniona, zanim podejmie decyzję o nieprzyjściu do pracy.
Dlaczego nie wolno zacząć urlopu przed jego udzieleniem
To najpoważniejszy skutek, o którym większość poradników nie wspomina. Rozpoczęcie urlopu przed udzieleniem go przez pracodawcę może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 roku (sygn. II PK 26/08).
Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych to podstawa rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Stawka jest więc realna i nie ogranicza się do potrącenia za jeden dzień.
Praktyczny wniosek dla pracownika: zgłoszenie żądania i nieodebranie odpowiedzi to nie to samo co udzielony urlop. Dopóki nie ma potwierdzenia, sytuacja jest niejasna, a ryzyko po stronie pracownika.
Praktyczny wniosek dla pracodawcy: milczenie w odpowiedzi na zgłoszenie jest najgorszym rozwiązaniem. Odpowiedź, choćby jednozdaniowa, przecina spór, zanim powstanie.
Cztery dni na rok, nie na każdego pracodawcę
Limit czterech dni dotyczy roku kalendarzowego, a nie stosunku pracy. Zgodnie z art. 167³ Kodeksu pracy łączny wymiar urlopu na żądanie wykorzystanego przez pracownika nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostawał w stosunku pracy w danym roku.
Zmiana pracy w trakcie roku nie odnawia więc puli. Pracownik, który u poprzedniego pracodawcy wykorzystał trzy dni na żądanie, ma u nowego pracodawcy jeden dzień, a nie cztery.
Dla działu kadr wynika z tego konkretne zadanie: przy zatrudnianiu osoby, która w tym samym roku pracowała gdzie indziej, liczba wykorzystanych dni na żądanie jest informacją, którą trzeba pozyskać, a nie założyć.
Jeżeli pracownik wykorzystał już cztery dni w danym roku, kolejne zgłoszenie nie jest żądaniem w rozumieniu art. 167². Pracodawca nie ma wtedy obowiązku udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika. Nieobecność mimo braku zgody będzie oceniana tak samo jak każda inna nieusprawiedliwiona nieobecność.
Nie oznacza to, że pracownik zostaje bez możliwości wzięcia wolnego. Pozostały urlop wypoczynkowy nadal mu przysługuje, tylko jego termin uzgadnia się z pracodawcą na zasadach ogólnych.
Co z dniami niewykorzystanymi do końca roku
Nie przepadają, ale tracą swój szczególny charakter. Dni niewykorzystane jako urlop na żądanie z dniem 1 stycznia kolejnego roku stają się zwykłym urlopem zaległym.
Oznacza to, że pracownik nadal ma do nich prawo, ale korzysta z nich na zasadach ogólnych: termin uzgadnia się z pracodawcą, a zgłoszenie w dniu rozpoczęcia nieobecności już nie wystarcza. Pula czterech dni na żądanie startuje w nowym roku od nowa.
To nie to samo co zwolnienie z powodu siły wyższej
Oba rozwiązania pozwalają zniknąć z pracy z dnia na dzień, ale są od siebie niezależne i mają inną podstawę. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i pomniejsza jego wymiar. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej to odrębne uprawnienie, przeznaczone na pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
Skorzystanie z jednego nie zużywa drugiego. Warto o tym pamiętać przy rozliczaniu nieobecności, bo pomylenie obu podstaw zmienia i wymiar pozostałego urlopu, i wysokość wynagrodzenia za dzień nieobecności.
Czy urlop na żądanie jest płatny
Tak, na takich samych zasadach jak zwykły urlop wypoczynkowy. Wynika to bezpośrednio z tego, że urlop na żądanie jest jego częścią, a nie osobnym rodzajem nieobecności. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.
Jak ustawić to u siebie, żeby nie kończyło się sporem
Przepis jest krótki, a problemy biorą się z organizacji, nie z jego treści. Cztery ustalenia wystarczają, żeby temat przestał wracać.
- Jeden kanał zgłoszeń i jedna osoba, która je przyjmuje. Dzięki temu nie ma sporu o to, czy żądanie dotarło i kiedy.
- Obowiązek odpowiedzi tego samego dnia. Krótkie potwierdzenie albo krótka odmowa z uzasadnieniem zamykają sprawę w momencie, w którym jeszcze da się ją zamknąć.
- Bieżąca informacja o stanie puli. Pracownik, który widzi, ile dni mu zostało, rzadziej wnioskuje o dzień, którego nie ma.
- Dane od nowo zatrudnionych. Przy zatrudnieniu w trakcie roku pytamy o liczbę dni na żądanie wykorzystanych u poprzedniego pracodawcy.
Co to znaczy dla planowania pracy zespołu
Cztery dni na osobę rocznie brzmią niegroźnie, dopóki nie zestawi się ich z rozmiarem zespołu. Limit jest przypisany do pracownika, więc w dziesięcioosobowym zespole daje maksymalnie czterdzieści dni nieobecności rocznie, zgłaszanych bez zapowiedzi. Nie rozkładają się one równomiernie: kumulują się w tych samych okresach co u wszystkich, przy długich weekendach i w sezonie infekcyjnym.
Planowanie pracy na sztywno, przy założeniu pełnej obsady, po prostu nie wytrzyma tego zderzenia. Sensowniejsze jest przyjęcie, że w zespole zawsze ktoś może nie przyjść, i przygotowanie na to dwóch rzeczy: zastępstwa w zadaniach krytycznych oraz dostępu do informacji, bez którego zadanie nie da się przejąć. To drugie bywa większym problemem niż sama nieobecność.
Najczęstsze pytania
Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?
Do 4 dni w roku kalendarzowym, w ramach przysługującego urlopu wypoczynkowego.
Czy pracodawca może odmówić?
Co do zasady nie, ale w wyjątkowych przypadkach tak, ze względu na szczególne okoliczności (wyrok SN z 28 października 2009 roku, II PK 123/09).
Do kiedy zgłosić żądanie?
Najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (wyrok SN z 15 listopada 2006 roku, I PK 128/06).
Co grozi za nieobecność przed udzieleniem urlopu?
Może zostać uznana za nieusprawiedliwioną nieobecność i ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok SN z 16 września 2008 roku, II PK 26/08).
Czy pula odnawia się po zmianie pracy?
Nie. Limit 4 dni dotyczy roku kalendarzowego niezależnie od liczby pracodawców (art. 167³ Kodeksu pracy).
Czy niewykorzystane dni przepadają?
Nie. Od 1 stycznia następnego roku stają się zwykłym urlopem zaległym, udzielanym na zasadach ogólnych.
