Jak ustalić zasady elastycznego czasu pracy w zespole
Czy elastyczny czas pracy dla jednej osoby może działać bez poczucia niesprawiedliwości u pozostałych? Poniżej opisujemy, jak przełożony może spisać zasady, które obejmują cały zespół, a nie tylko pracownika z bieżącymi obowiązkami opiekuńczymi.
Prośba o zmianę godzin pracy zwykle pojawia się nagle: ktoś ma dziecko w nowej szkole, rodzica po operacji albo dojazd, który wydłużył się po zmianie rozkładu. Jeśli firma nie ma zasad, każda taka prośba jest rozpatrywana osobno, a zespół widzi tylko to, że jedna osoba przychodzi później.
Godziny, w których wszyscy są dostępni
Podstawą jest ustalenie przedziału, w którym cały zespół pracuje jednocześnie, na przykład kilka godzin w środku dnia. W tym czasie odbywają się spotkania, odpowiedzi na pytania klientów i przekazania zadań. Poza tym przedziałem pracownik sam układa początek i koniec dnia, o ile wykonuje swoje zadania w terminie.
Taki układ ma jedną zaletę dla przełożonego: nie musi oceniać, czy powód prośby jest wystarczająco ważny. Zasady obowiązują wszystkich tak samo.
Kalendarz widoczny dla zespołu
Elastyczność działa, gdy zespół wie, kto jest dostępny. Wystarczy wspólny kalendarz, w którym każdy oznacza godziny pracy i nieobecności z kilkudniowym wyprzedzeniem. Nie trzeba wpisywać powodu. Wpis „poza biurem 8:00-10:30” mówi zespołowi wszystko, czego potrzebuje do planowania.
Przy obowiązkach opiekuńczych, które trwają kilka tygodni, taki kalendarz pozwala też zauważyć powtarzalny rytm, na przykład wizyty w stałe dni tygodnia. Wtedy łatwiej przenieść na te dni zadania, które nie wymagają kontaktu z innymi.
Stanowiska, na których elastyczność jest ograniczona
Nie każde stanowisko pozwala na swobodne przesuwanie godzin. Recepcja, obsługa klienta na infolinii, magazyn czy dyżur techniczny wymagają obecności w określonym czasie. Na takich stanowiskach elastyczność polega raczej na wymianie zmian między pracownikami niż na indywidualnym układaniu dnia. Zasada może brzmieć tak: pracownik może zamienić się zmianą z inną osobą o tych samych uprawnieniach, jeśli zgłosi to przełożonemu z jednodniowym wyprzedzeniem. Taki zapis daje podobny efekt jak ruchome godziny i nie zostawia stanowiska pustego.
Warto też zapisać, kto zatwierdza zamianę, gdy przełożony jest na urlopie. Bez tego pracownik czeka na odpowiedź, a termin wizyty, do której potrzebował wolnej godziny, mija.
Gdy elastyczność nie wystarcza
Są sytuacje, w których przesunięcie godzin nie rozwiązuje problemu, bo pracownik potrzebuje kilku dni wolnego albo dłuższego okresu pracy zdalnej. Wtedy potrzebna jest osobna rozmowa i indywidualne ustalenia. O tym, jak ułożyć grafik pracownika, który opiekuje się rodzicem po szpitalu, piszemy w osobnym tekście, razem z listą spraw, które firma może przygotować wcześniej.
Zasady elastycznego czasu pracy warto co pewien czas przejrzeć z zespołem. Pytanie kontrolne jest proste: czy w ostatnich tygodniach zdarzyło się, że ktoś czekał na odpowiedź dłużej, niż powinien, bo osoba odpowiedzialna była poza godzinami pracy? Jeśli tak, trzeba poprawić przedział wspólnych godzin albo zasady zastępstw.
Najczęstsze błędy przy wprowadzaniu zasad
- Zgoda ustna bez zapisu, przez co po kilku miesiącach nikt nie pamięta, co ustalono.
- Zasady tylko dla jednej osoby, które zespół odbiera jako przywilej.
- Brak terminu przeglądu, przez co rozwiązanie tymczasowe zostaje na stałe bez oceny, czy działa.
Każdy z tych błędów łatwo usunąć jednym dokumentem, który opisuje wspólne godziny, sposób zgłaszania zmian i datę kolejnego przeglądu.
