Pierwsze lato z klimatyzacją w biurze
Jest poniedziałek po upalnym weekendzie, z jednostki klimatyzacji w sali konferencyjnej kapie woda, a nikt w biurze nie wie, do kogo z tym zadzwonić. Tekst porządkuje, które czynności przy klimatyzacji wykonuje administracja biura, które serwisant, i jak zapisać to w umowie z wykonawcą.
Po pierwszym sezonie pracy urządzeń pojawiają się zwykle te same pytania: kto czyści filtry, dlaczego z jednostki kapie woda, skąd nieprzyjemny zapach po włączeniu. Większość z nich wynika z braku harmonogramu prac, a nie z wady urządzenia.
Co może zrobić administracja biura
Filtry siatkowe w jednostkach wewnętrznych da się wyjąć bez narzędzi. Producent opisuje w instrukcji, jak je zdjąć, umyć i założyć z powrotem. W biurze, w którym urządzenie pracuje codziennie, filtry trzeba czyścić częściej niż w domu, bo w pomieszczeniu przebywa więcej osób, a drzwi otwierają się co chwilę. Zabrudzony filtr ogranicza przepływ powietrza, więc urządzenie chłodzi słabiej i dłużej pracuje.
Administracja może też prowadzić prosty rejestr, w którym zapisuje:
- datę czyszczenia filtrów w każdej jednostce,
- zgłoszenia pracowników, na przykład o hałasie albo zapachu,
- kody błędów wyświetlane na panelu lub pilocie,
- daty wizyt serwisu i numer protokołu.
Taki rejestr skraca wizytę serwisanta, bo od razu wiadomo, od czego zacząć.
Co należy do serwisanta
Przegląd instalacji obejmuje czyszczenie i dezynfekcję wymiennika jednostki wewnętrznej, sprawdzenie odpływu skroplin, kontrolę jednostki zewnętrznej i połączeń oraz sprawdzenie parametrów pracy układu. Tych czynności nie powinien wykonywać pracownik firmy, bo wymagają narzędzi, wiedzy i uprawnień do pracy z czynnikiem chłodniczym.
Zapach stęchlizny po włączeniu klimatyzacji najczęściej oznacza zabrudzony wymiennik lub tackę skroplin. Samo umycie filtrów go nie usunie. Kapanie wody z jednostki wewnętrznej zwykle wskazuje na niedrożny odpływ skroplin i też jest zadaniem dla serwisu. Do czasu jego wizyty urządzenie lepiej wyłączyć, żeby woda nie zalewała ściany ani sprzętu pod jednostką.
Jak opisać serwis w umowie
Umowa serwisowa powinna wymieniać urządzenia z nazwy i lokalizacji, zakres przeglądu, jego częstotliwość oraz czas reakcji na zgłoszenie awarii. Dobrze jest dopisać, kto dostarcza środki do dezynfekcji, jak serwisant dokumentuje wizytę i komu przekazuje protokół. Przy biurze w wynajmowanym budynku trzeba też ustalić z zarządcą, czy serwisant potrzebuje dostępu na dach albo do pomieszczeń technicznych i kto mu go zapewnia.
O tym, co ustalić przed montażem klimatyzacji w biurze, w tym o umowie serwisowej zawieranej razem z zamówieniem, piszemy w osobnym tekście.
Zgłoszenia od pracowników
Pracownicy pierwsi zauważają, że urządzenie pracuje głośniej, chłodzi słabiej albo wyświetla kod błędu. Dobrze, jeśli wiedzą, komu to zgłosić, i nie próbują sami zdejmować obudowy ani zmieniać ustawień serwisowych. W mniejszym biurze wystarczy jedna osoba przyjmująca zgłoszenia, w większym formularz w systemie zgłoszeń administracyjnych.
Terminy przeglądów w ciągu roku
Najwygodniejszy termin przeglądu to wiosna, przed pierwszymi upałami. Serwisant ma wtedy więcej wolnych terminów, a ewentualne usterki da się usunąć, zanim urządzenia zaczną pracować codziennie. Jeśli klimatyzatory służą też do ogrzewania w okresach przejściowych, część firm zamawia drugi przegląd jesienią.
Termin przeglądu najlepiej wpisać do kalendarza administracji tak samo jak przegląd gaśnic czy instalacji elektrycznej. Dzięki temu nie zależy od pamięci jednej osoby, a przy zmianie office managera informacja nie znika.
