Kto w firmie decyduje o klimatyzacji biura?
Montaż klimatyzacji w biurze wymaga kilku uzgodnień, zanim instalator wywierci pierwszy otwór: z zarządcą budynku, z zespołem i z działem, który płaci za energię. Tekst opisuje, co firma ustala przed zamówieniem, jak porównać oferty wykonawców i jakie dokumenty powinna dostać po odbiorze instalacji.
W wielu firmach temat wraca latem w podobnej formie. Pracownicy zgłaszają, że w salach od strony południowej trudno pracować po południu, ktoś przynosi wentylator, a zakup klimatyzatora przesuwa się na kolejny sezon. Gdy decyzja w końcu zapada, często zapada w pośpiechu, w czerwcu, kiedy instalatorzy mają najdłuższe terminy. Lepszym momentem na planowanie jest jesień i zima.
Kto decyduje o elewacji i dachu
Biuro w wynajmowanym lokalu to inna sytuacja niż biuro we własnym budynku. Najemca zwykle nie może samodzielnie zawiesić jednostki zewnętrznej na elewacji ani przeprowadzić rur przez ścianę nośną. Potrzebna jest pisemna zgoda właściciela albo zarządcy, a w budynkach z wieloma najemcami zarządca często ma wyznaczone miejsca na jednostki, na przykład na dachu albo w wydzielonej części elewacji od podwórza.
Przed zaproszeniem firm do wyceny dobrze jest uzyskać od zarządcy odpowiedzi na kilka pytań:
- gdzie wolno postawić jednostkę zewnętrzną i czy na dachu jest do niej dostęp,
- którędy można poprowadzić rury i przewody między jednostkami,
- dokąd odprowadzić skropliny z jednostek wewnętrznych,
- czy budynek wymaga projektu lub uzgodnienia z administracją przed montażem,
- w jakich godzinach ekipa może wykonywać głośne prace, na przykład wiercenie w ścianach.
Odpowiedzi zmieniają zakres prac i cenę. Wykonawcy, którzy dostaną je przed wizją lokalną, przygotują oferty łatwiejsze do porównania.
Split, multisplit czy układ dla całego piętra
W małym biurze z dwoma lub trzema pokojami najczęściej montuje się klimatyzatory typu split, czyli jedną jednostkę wewnętrzną połączoną z jedną zewnętrzną. Gdy pomieszczeń jest więcej, a miejsca na elewacji mało, stosuje się układ multisplit: kilka jednostek wewnętrznych pracuje z jedną jednostką zewnętrzną. Na całych piętrach biurowych spotyka się systemy o zmiennym przepływie czynnika, które obsługują wiele stref i są projektowane razem z wentylacją budynku.
Wybór zależy od liczby pomieszczeń, ich przeznaczenia i tego, czy różne pokoje mają mieć różne nastawy. Sala konferencyjna używana kilka godzin w tygodniu potrzebuje innego sterowania niż open space zajęty przez cały dzień. Firmy z Poznania i okolic, które zlecają montaż klimatyzacji split w Poznaniu, zwykle zaczynają od wizji lokalnej, na której instalator ocenia pomieszczenia i miejsce na jednostkę zewnętrzną.
Dobór mocy i rozmieszczenie jednostek wewnętrznych
Moc klimatyzatora wynika z powierzchni i kubatury pomieszczenia, ale także z nasłonecznienia, liczby osób, liczby komputerów i monitorów oraz z tego, czy okna mają rolety zewnętrzne. Biuro z przeszkloną ścianą od zachodu nagrzewa się inaczej niż pokój od północy o tej samej powierzchni. Wykonawca, który podaje moc na podstawie samego metrażu, pomija część tych danych.
Równie ważne jest miejsce jednostki wewnętrznej. Strumień chłodnego powietrza skierowany prosto na biurko powoduje skargi pracowników i kończy się wyłączaniem urządzenia. Przy planowaniu warto mieć rzut biura z ustawieniem stanowisk, tak aby nawiew szedł wzdłuż ściany lub nad przejściem, a nie na miejsca pracy.
Koszty, które pojawiają się po montażu
Cena urządzenia i montażu to tylko część wydatków. Klimatyzacja zużywa energię elektryczną, więc dział finansowy powinien wiedzieć, w których godzinach urządzenia będą pracować i czy ktoś wyłącza je po zakończeniu pracy. Sterowanie z harmonogramem albo czujnik otwarcia okna ograniczają pracę urządzeń w pustych pomieszczeniach.
Drugim stałym kosztem jest serwis. Filtry w jednostkach wewnętrznych wymagają regularnego czyszczenia, a cała instalacja okresowego przeglądu wykonywanego przez uprawnionego serwisanta. Producenci urządzeń często uzależniają warunki gwarancji od udokumentowanych przeglądów, więc umowa serwisowa powinna powstać razem z zamówieniem montażu, a nie po pierwszej awarii.
Pracownicy i ustawienia urządzeń
Klimatyzacja w biurze dotyczy wielu osób jednocześnie, a każda z nich odczuwa temperaturę inaczej. Część firm ustala więc z góry prostą zasadę: nastawy zmienia jedna wyznaczona osoba w pokoju albo administracja, a piloty nie leżą na biurkach. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których jedno urządzenie co godzinę przełącza się między chłodzeniem a grzaniem. Dobrze jest też poinformować zespół przed montażem, gdzie staną jednostki i jak będą sterowane, bo uwagi zgłoszone na etapie planowania łatwiej uwzględnić niż po zakończeniu prac.
Odbiór instalacji i dokumenty
Po zakończeniu prac firma powinna dostać protokół odbioru, karty gwarancyjne urządzeń, instrukcje obsługi pilotów i sterowników oraz informację, jaki czynnik chłodniczy jest w układzie i w jakiej ilości. Te dane są potrzebne przy każdym kolejnym serwisie. Warto też poprosić o zdjęcia tras instalacji przed zabudową, bo ułatwiają późniejsze prace remontowe w biurze.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie jednej osoby w firmie, która przechowuje te dokumenty i zgłasza usterki. W mniejszych firmach jest to office manager, w większych administrator budynku. Gdy biuro ma także instalację grzewczą i sanitarną wymagającą opieki, część firm wybiera jednego wykonawcę od kilku instalacji, na przykład Jusik Instalacje działający w Poznaniu i okolicach.
Najczęstsze pytania
Czy najemca biura może sam zamówić montaż klimatyzacji?
Może zamówić usługę, ale przed montażem potrzebuje zgody właściciela lub zarządcy budynku na jednostkę zewnętrzną i prowadzenie instalacji. Bez tej zgody wykonawca zwykle nie rozpocznie prac na elewacji.
Kiedy najlepiej zaplanować montaż klimatyzacji w biurze?
Poza sezonem letnim, czyli jesienią, zimą lub wczesną wiosną. Instalatorzy mają wtedy krótsze terminy, a firma ma czas na uzgodnienia z zarządcą.
Czy klimatyzator może ogrzewać biuro?
Większość współczesnych klimatyzatorów typu split ma tryb grzania. Sprawdza się on w okresach przejściowych, gdy budynek nie włączył jeszcze ogrzewania albo już je wyłączył.
