Czym jest rejestr umów
Rejestr umów to zestawienie wszystkich obowiązujących umów firmy z najważniejszymi informacjami o każdej z nich. Może mieć formę arkusza kalkulacyjnego, tabeli w narzędziu do zadań albo modułu w systemie do obiegu dokumentów. W małej firmie zupełnie wystarcza dobrze przygotowany arkusz.
Rejestr nie zastępuje samych umów. Jego zadaniem jest szybkie odpowiedzenie na pytania: z kim mamy umowę, do kiedy obowiązuje, ile kosztuje i co trzeba zrobić, żeby ją zakończyć albo zmienić.
Jakie kolumny przygotować
Dobrze działający rejestr zawiera przy każdej umowie:
- nazwę kontrahenta i przedmiot umowy,
- datę zawarcia i okres obowiązywania,
- informację, czy umowa przedłuża się automatycznie,
- okres i formę wypowiedzenia zapisane w umowie,
- datę, do której trzeba złożyć wypowiedzenie, jeśli firma nie chce przedłużenia,
- koszt miesięczny lub roczny,
- osobę w firmie odpowiedzialną za umowę,
- miejsce przechowywania oryginału i skanu.
Najważniejsza jest kolumna z datą, do której trzeba podjąć decyzję. To ją przenosi się do kalendarza z przypomnieniem, najlepiej z wyprzedzeniem kilku tygodni, żeby był czas na porównanie ofert albo negocjacje.
Skąd wziąć dane
Pierwsze wypełnienie rejestru zajmuje najwięcej czasu, bo wymaga zebrania umów z różnych miejsc. Pomocne źródła to:
- wyciągi bankowe z ostatnich miesięcy, z których widać stałe płatności,
- faktury kosztowe w księgowości,
- skrzynki mailowe osób, które zawierały umowy,
- panele klienta u dostawców usług internetowych i oprogramowania.
Wyciągi bankowe są szczególnie przydatne, bo pokazują także subskrypcje opłacane kartą, o których nikt nie pamięta, a które odnawiają się co miesiąc albo co rok.
Przy wypełnianiu kolumn z okresem wypowiedzenia i formą wypowiedzenia trzeba przepisać to, co mówi konkretna umowa, a nie zakładać typowych wartości. Umowy różnią się między sobą, a w razie wątpliwości co do znaczenia zapisu najlepiej skonsultować go z prawnikiem.
Kto prowadzi rejestr
Rejestr działa tylko wtedy, gdy ktoś go aktualizuje. W małej firmie najlepiej przypisać to jednej osobie, na przykład z administracji albo księgowości. Każda nowa umowa trafia do rejestru w dniu podpisania, a jej skan do ustalonego folderu.
Przydaje się prosta zasada: płatność za nową usługę nie zostaje zaksięgowana ani zlecona, dopóki umowa nie jest wpisana do rejestru. Dzięki temu rejestr nie rozjeżdża się z rzeczywistością.
Przegląd raz na kwartał
Raz na kwartał osoba prowadząca rejestr przegląda go z właścicielem firmy albo kierownikiem. Przy każdej umowie, która w najbliższych miesiącach się kończy lub odnawia, zapada decyzja: przedłużamy, negocjujemy warunki albo wypowiadamy. Przy okazji wychodzą usługi, z których firma przestała korzystać, ale dalej za nie płaci.
Taki przegląd zajmuje zwykle mniej niż godzinę, a pozwala uniknąć sytuacji, w której firma przez kolejny rok płaci za niepotrzebną usługę tylko dlatego, że minął termin wypowiedzenia.
Porządek w dokumentach
Rejestr porządkuje też samo przechowywanie umów. Jeden folder z podfolderami według kontrahentów, jednolite nazwy plików z datą i nazwą firmy oraz odnośnik do skanu w rejestrze sprawiają, że każdą umowę można znaleźć w kilkanaście sekund. Przy zmianie osoby odpowiedzialnej za umowy nowa osoba dostaje kompletny obraz zobowiązań firmy, a nie listę miejsc, w których trzeba szukać.
