Osiem tygodni przed: osoba odpowiedzialna i inwentaryzacja
Pierwszy krok to wskazanie jednej osoby, która koordynuje całą przeprowadzkę. Nie musi wykonywać wszystkiego sama, ale musi wiedzieć, kto za co odpowiada i co jest już zrobione. W większych firmach koordynator dobiera sobie po jednej osobie z każdego działu.
Równolegle zaczyna się inwentaryzacja. Lista mebli, sprzętu i archiwum odpowiada na pytanie, co jedzie do nowego biura, co trafia do magazynu, a co do utylizacji. Przeprowadzka to dobry moment na pozbycie się szaf z dokumentami, których nikt nie otwierał od lat, i starych monitorów leżących w schowku. Dokumenty objęte obowiązkiem przechowywania trzeba wcześniej sprawdzić z księgowością albo działem prawnym, zanim cokolwiek trafi do niszczarki.
Siedem tygodni przed: internet i telefony
Podłączenie łącza w nowej lokalizacji bywa najdłuższym elementem całego procesu. Operator często potrzebuje kilku tygodni, a jeśli w budynku nie ma jego infrastruktury, jeszcze więcej. Zamówienie trzeba więc złożyć jako jedno z pierwszych zadań i od razu zapytać o termin.
W tym samym czasie dział IT albo zewnętrzny serwis planuje sieć w nowym biurze: rozmieszczenie gniazd, punktów dostępowych Wi-Fi, szafy serwerowej i drukarek. Plan sieci powstaje razem z planem rozstawienia biurek, bo jedno zależy od drugiego.
Sześć tygodni przed: firma przeprowadzkowa
Oferty warto zebrać od kilku firm i porównać nie tylko cenę, ale też zakres. Przy przeprowadzce biura liczą się:
- demontaż i montaż mebli systemowych,
- pakowanie i transport sprzętu komputerowego,
- ubezpieczenie mienia w transporcie,
- możliwość pracy w weekend albo w nocy.
Przed podpisaniem umowy przedstawiciel firmy przeprowadzkowej powinien obejrzeć oba biura. Wycena zrobiona na podstawie listy mebli bez oględzin często rośnie w dniu przeprowadzki, gdy okazuje się, że winda jest mniejsza, niż zakładano, albo że trzeba nosić po schodach.
Cztery tygodnie przed: adres i formalności
Zmiana adresu dotyczy wielu miejsc jednocześnie i łatwo któreś pominąć. Lista do aktualizacji obejmuje zwykle stronę internetową, stopki maili, papier firmowy, profile w mapach i katalogach, umowy z dostawcami i klientami oraz konto u kuriera. Jeśli zmienia się adres siedziby, a nie tylko miejsce prowadzenia działalności, potrzebna jest też zmiana we właściwym rejestrze, a szczegóły procedury najlepiej ustalić z księgowością.
Dobrze jest też zawiadomić pocztę i ustawić przekierowanie korespondencji na kilka miesięcy.
Dwa tygodnie przed: plan rozmieszczenia i pakowanie
Każdy pracownik powinien wiedzieć, gdzie będzie siedział i co spakować samodzielnie. Najlepiej sprawdza się prosty system oznaczeń: każde biurko w nowym biurze ma numer, a kartony i sprzęt są opisane tym samym numerem. Ekipa przeprowadzkowa nie musi wtedy pytać, gdzie co postawić.
Pakowanie rzeczy osobistych i dokumentów zaczyna się na tydzień przed terminem. Rzeczy potrzebne do bieżącej pracy pakuje się na samym końcu, w osobnym, wyraźnie opisanym kartonie.
Dzień przeprowadzki i pierwszy tydzień
W dniu przeprowadzki w obu lokalizacjach powinna być osoba z firmy, która ma plan rozmieszczenia i może podjąć decyzję na miejscu. Sprzęt IT warto podłączać i testować jeszcze przed poniedziałkiem, żeby zespół zaczął pracę od działających stanowisk.
Pierwszy tydzień w nowym biurze to czas na listę usterek: brakujące gniazdka, niedziałające karty dostępu, źle ustawione oświetlenie. Zbiera je koordynator w jednym miejscu i przekazuje zarządcy budynku albo wykonawcy. Po tygodniu lista zwykle się zamyka, a stare biuro można przekazać właścicielowi zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym.
