Co rozwiązuje menedżer haseł
Menedżer haseł to aplikacja, która przechowuje dane logowania w zaszyfrowanym sejfie. Użytkownik pamięta jedno hasło główne, a resztę wypełnia za niego aplikacja w przeglądarce albo w telefonie. W wersji dla firm dochodzą funkcje zespołowe: wspólne foldery, nadawanie i odbieranie uprawnień, raporty o słabych hasłach i panel administratora.
Dla małej firmy największe znaczenie mają trzy zmiany:
- każde konto może mieć inne, długie, losowe hasło, bo nikt nie musi go zapamiętać,
- dostęp do wspólnych kont, na przykład do panelu sklepu albo konta w mediach społecznościowych, nadaje się konkretnym osobom,
- po odejściu pracownika administrator odbiera mu dostęp w jednym miejscu i widzi, z których haseł korzystał.
Na co patrzeć przy wyborze
Na rynku jest kilkanaście narzędzi tego typu i większość ma podobny zestaw podstawowych funkcji. Różnice wychodzą w szczegółach, które dla zespołu mają znaczenie na co dzień.
Model szyfrowania. Dobre narzędzia szyfrują dane po stronie urządzenia użytkownika, zanim trafią na serwer dostawcy. Dostawca nie zna wtedy treści sejfu. Informację o tym producenci podają w dokumentacji bezpieczeństwa.
Aplikacje na wszystkich używanych systemach. Jeśli część zespołu pracuje na komputerach z Windows, część na Macach, a wszyscy korzystają z telefonów, narzędzie musi działać wszędzie bez obejść.
Udostępnianie i role. Warto sprawdzić, czy można tworzyć wspólne foldery dla działów i nadawać prawo tylko do użycia hasła, bez możliwości jego podejrzenia.
Odzyskiwanie dostępu. Trzeba wiedzieć, co się stanie, gdy pracownik zapomni hasła głównego. W wersjach firmowych zwykle administrator może przywrócić dostęp, ale sposób działania tej funkcji różni się między narzędziami.
Cena za użytkownika. Większość dostawców liczy opłatę miesięcznie od osoby. Przy małym zespole różnice są niewielkie, ale przy wzroście firmy zaczynają mieć znaczenie.
Wdrożenie krok po kroku
Samo kupienie licencji niczego nie zmienia, jeśli hasła dalej zostają w arkuszu. Wdrożenie najlepiej rozłożyć na kilka etapów.
Etap 1: spis kont. Administrator przygotowuje listę wszystkich kont firmowych: poczta, księgowość, bank, domena, hosting, sklep, media społecznościowe, narzędzia projektowe. Przy każdym zapisuje, kto z niego korzysta.
Etap 2: struktura folderów. Na podstawie spisu powstają foldery wspólne, najczęściej według działów albo projektów. Konta najbardziej wrażliwe, takie jak bankowość czy panel domeny, trafiają do osobnego folderu z wąskim dostępem.
Etap 3: przeniesienie haseł. Hasła z arkusza wprowadza się do menedżera, a przy okazji zmienia te, które były słabe albo używane w kilku miejscach. Po przeniesieniu stary arkusz trzeba usunąć, także z kosza i z historii wersji w chmurze.
Etap 4: szkolenie zespołu. Krótkie spotkanie, na którym każdy instaluje aplikację, ustawia hasło główne i włącza logowanie dwuskładnikowe do samego menedżera. Przy okazji warto pokazać, jak aplikacja podpowiada hasła w przeglądarce, bo od tego zależy, czy ludzie zaczną z niej korzystać.
Hasło główne i drugi składnik
Bezpieczeństwo całego sejfu zależy od hasła głównego. Dobrze sprawdza się fraza złożona z kilku przypadkowych słów, łatwa do zapamiętania, a trudna do odgadnięcia. Hasła głównego nie zapisuje się w żadnym innym narzędziu.
Drugi składnik logowania, czyli kod z aplikacji w telefonie albo klucz sprzętowy, chroni sejf w sytuacji, gdy ktoś pozna hasło główne. W wersjach firmowych administrator zwykle może wymusić drugi składnik dla wszystkich użytkowników i dobrze jest to zrobić od pierwszego dnia.
Po wdrożeniu
Raz na kwartał administrator przegląda raport z narzędzia: słabe i powtórzone hasła, konta osób, które już nie pracują w firmie, oraz foldery z dostępem szerszym, niż to potrzebne. Przy odejściu pracownika procedura obejmuje odebranie dostępu do sejfu i zmianę haseł do wspólnych kont, z których korzystał. Dzięki raportom z menedżera ta lista jest gotowa w kilka minut.
