Co oznaczają trzy liczby
Trzy kopie to dane produkcyjne, na których pracujemy na co dzień, i dwie kopie zapasowe. Jedna kopia zapasowa to za mało, bo w chwili przywracania danych może się okazać, że i ona jest uszkodzona.
Dwa różne nośniki oznaczają, że kopie nie leżą na tym samym typie urządzenia. Dysk w komputerze i dysk zewnętrzny z tej samej serii, kupione tego samego dnia, mogą zawieść z tego samego powodu. Typowe połączenie w małej firmie to dysk sieciowy w biurze i usługa kopii w chmurze.
Jedna kopia poza siedzibą chroni przed zdarzeniami, które dotykają całego biura: pożarem, zalaniem, włamaniem. Jeśli wszystkie kopie stoją w tym samym pomieszczeniu, zniszczenie biura oznacza utratę wszystkiego.
Od czego zacząć: lista danych
Przed zakupem sprzętu i usług trzeba odpowiedzieć na pytanie, które dane są dla firmy niezbędne. Zwykle są to:
- dokumenty księgowe i kadrowe,
- bazy klientów i historia zamówień,
- pliki projektowe i umowy,
- poczta firmowa.
Przy każdej pozycji dobrze jest zapisać, gdzie dane fizycznie leżą. Część może być na laptopach pracowników, część na dysku sieciowym, część w aplikacjach w chmurze. Ta lista wyznacza zakres kopii.
Dane w aplikacjach chmurowych też wymagają kopii
Popularne przekonanie mówi, że dane w pakiecie biurowym w chmurze albo w systemie sprzedażowym online są zabezpieczone przez dostawcę. Dostawca odpowiada za działanie swojej infrastruktury, ale nie zawsze chroni przed błędami użytkownika. Jeśli pracownik usunie folder, a kosz zostanie opróżniony, przywrócenie danych bywa niemożliwe albo ograniczone czasowo. Zakres ochrony opisuje umowa i dokumentacja usługi, więc przy każdej aplikacji warto sprawdzić, co dokładnie dostawca gwarantuje, i w razie potrzeby dodać zewnętrzną kopię.
Kopie a ataki szyfrujące
Ataki typu ransomware szyfrują pliki na zainfekowanym komputerze i na wszystkich dyskach, do których ten komputer ma dostęp. Dysk zewnętrzny podłączony na stałe i dysk sieciowy zmapowany jako litera w systemie zostaną zaszyfrowane razem z danymi produkcyjnymi.
Dlatego przynajmniej jedna kopia powinna być odizolowana. W praktyce stosuje się dwa rozwiązania:
- kopia offline, czyli dysk podłączany tylko na czas wykonania kopii i potem odłączany,
- kopia niezmienna, którą usługa w chmurze blokuje przed modyfikacją i usunięciem przez określony czas.
Wersje niezmienne oferuje coraz więcej dostawców kopii zapasowych. W rozszerzonych wersjach schematu ta cecha bywa dopisywana jako kolejny warunek, na przykład w wariancie 3-2-1-1-0, gdzie ostatnie cyfry oznaczają jedną kopię odizolowaną i zero błędów przy sprawdzaniu odtworzenia.
Jak często robić kopie
Częstotliwość wynika z odpowiedzi na pytanie, ile pracy firma może stracić. Jeśli utrata danych z całego dnia oznacza tylko kilka godzin odtwarzania, kopia raz dziennie wystarczy. Jeśli w ciągu dnia wpływa kilkadziesiąt zamówień, które trudno odtworzyć, kopia powinna być robiona częściej albo w trybie ciągłym.
Drugie pytanie dotyczy tego, jak długo przechowywać kolejne wersje. Kopia z wczoraj nie pomoże, jeśli plik został uszkodzony dwa tygodnie temu i od tego czasu każda nowa kopia zawiera uszkodzoną wersję. Dlatego narzędzia do kopii przechowują wersje dzienne, tygodniowe i miesięczne według ustalonego harmonogramu.
Test odtworzenia
Kopia zapasowa, z której nikt nigdy nie odtworzył danych, jest niesprawdzona. Raz na kwartał dobrze jest przywrócić wybrany folder albo całą bazę na osobnym komputerze i sprawdzić, czy pliki się otwierają, a dane są kompletne. Przy okazji wychodzi, ile trwa pełne odtworzenie, a ta informacja jest potrzebna, żeby zaplanować działanie w razie awarii.
Wynik testu, datę i osobę, która go wykonała, zapisuje się w prostym dzienniku. Przy kolejnym teście widać wtedy, czy coś zmieniło się w ilości danych albo czasie odtwarzania.
