Czy zarządca ma komplet dokumentów dźwigu?
Dokumentacja windy w budynku biurowym rozproszona między konserwatora, poprzedniego zarządcę i archiwum właściciela utrudnia każdą decyzję o naprawie lub modernizacji. Ten tekst wymienia, jakie dokumenty i dane warto zebrać w jednym miejscu i jak je aktualizować.
Zmiana zarządcy, sprzedaż budynku albo zmiana firmy konserwującej to momenty, w których dokumenty najczęściej się gubią. Nowa osoba odpowiedzialna za budynek dowiaduje się o brakach dopiero przy awarii albo przy wizycie inspektora dozoru technicznego. Uzupełnianie dokumentów w takim momencie trwa dłużej, bo trzeba szukać poprzedniego konserwatora, prosić producenta o kopie albo odtwarzać historię napraw z faktur.
Dokumenty, które powinny być w budynku
Każdy dźwig osobowy i towarowy podlega dozorowi technicznemu i ma własną dokumentację. Zarządca powinien mieć dostęp do:
- dokumentacji techniczno-ruchowej producenta, czyli opisu urządzenia, schematów i instrukcji,
- księgi rewizyjnej z wpisami z badań i decyzjami organu dozoru,
- protokołów z konserwacji i napraw,
- umowy konserwacji z aktualnymi danymi kontaktowymi serwisu,
- instrukcji postępowania przy uwolnieniu osób z kabiny.
Część tych dokumentów przechowuje konserwator, ale właściciel lub zarządca odpowiada za to, aby urządzenie miało komplet. Przy zmianie serwisu dobrze jest odebrać od poprzedniej firmy kopie protokołów, zanim umowa wygaśnie.
Dane techniczne, o które zapyta serwis
Poza dokumentami formalnymi przydają się dane robocze, które pozwalają szybko zidentyfikować części. To producent i model dźwigu, numer fabryczny, rok montażu, typ sterowania i napędu, rodzaj drzwi oraz producent ich napędu. Wystarczy zdjęcie tabliczek znamionowych w maszynowni lub w szafie sterowej, wykonane przy okazji najbliższego przeglądu w obecności konserwatora. Tabliczki bywają zabrudzone lub zasłonięte przewodami, dlatego lepiej, gdy zdjęcie robi osoba, która wie, gdzie ich szukać i jak bezpiecznie do nich dojść.
W budynkach, w których dźwig był już modernizowany, warto zapisać, które podzespoły wymieniono i na jakie. Po modernizacji sterowania stara dokumentacja producenta przestaje opisywać rzeczywisty stan urządzenia i serwis potrzebuje nowych schematów.
Historia awarii jako narzędzie do planowania
Protokoły napraw zebrane z kilku lat pokazują, które elementy psują się powtarzalnie. Jeśli ten sam sterownik drzwi był wymieniany kilka razy, problem może leżeć w ustawieniu mechanizmu albo w zasilaniu, a nie w samym module. Takie zestawienie przydaje się też przy rozmowie o budżecie: zarządca pokazuje właścicielowi koszty i liczbę dni postoju, a nie ogólne odczucie, że winda często się psuje.
Prosty arkusz z datą zgłoszenia, opisem usterki, kodem wymienionej części i datą przywrócenia ruchu wystarcza. Pozwala też policzyć, ile trwa przestój windy w biurowcu na poszczególnych etapach i gdzie traci się najwięcej czasu. Zestawienie z kilku budynków jednego właściciela pozwala też porównać pracę różnych firm serwisowych na podobnych urządzeniach.
Gdzie przechowywać i kto aktualizuje
Najlepiej sprawdza się jedna teczka papierowa w budynku, na przykład w pomieszczeniu administracji, i jej kopia elektroniczna dostępna dla zarządcy i serwisu. Za aktualizację odpowiada jedna osoba po stronie zarządcy. Po każdej naprawie dopisuje protokół, a po każdym badaniu dozoru sprawdza, czy wpis trafił do księgi rewizyjnej.
Przy przekazaniu budynku innemu zarządcy cała teczka powinna być elementem protokołu zdawczo-odbiorczego, z listą dokumentów i podpisami obu stron. Jeśli czegoś brakuje, protokół powinien to odnotować, żeby nowy zarządca wiedział, które dokumenty musi odtworzyć i kogo o nie poprosić.
