Przed pierwszym dniem
Najwięcej problemów pierwszego dnia wynika z rzeczy, które dało się przygotować wcześniej. Na tydzień przed rozpoczęciem pracy trzeba zadbać o:
- sprzęt: laptop, telefon, akcesoria, skonfigurowane i sprawdzone,
- konta: poczta, komunikator, narzędzia, z których będzie korzystać nowa osoba,
- miejsce pracy i dostęp do biura: karta, klucze, kod do drzwi,
- dokumenty, które nowa osoba ma podpisać albo przeczytać.
Dobrą praktyką jest mail wysłany kilka dni przed startem. Zawiera godzinę i miejsce, w którym czeka na nowego pracownika konkretna osoba, plan pierwszego dnia i informację, co warto zabrać ze sobą. Taka wiadomość ogranicza niepewność i pokazuje, że firma przygotowała się na przyjście nowej osoby.
Opiekun na pierwsze tygodnie
Poza przełożonym nowa osoba powinna mieć opiekuna, czyli kogoś z zespołu, do kogo może przyjść z każdym pytaniem. Opiekun nie musi być ekspertem we wszystkim. Jego zadaniem jest wiedzieć, kogo zapytać, pokazać, gdzie co jest, i sprawdzić kilka razy dziennie, czy nowa osoba czegoś nie potrzebuje.
Rola opiekuna zajmuje czas, dlatego w tygodniach wdrożenia trzeba zmniejszyć mu inne obowiązki. Bez tego pomoc ogranicza się do szybkich odpowiedzi między zadaniami.
Pierwszy dzień
Pierwszego dnia nowa osoba poznaje ludzi, miejsce i narzędzia. Plan dnia może wyglądać tak:
Rano spotkanie z przełożonym: czym zajmuje się zespół, jakie są oczekiwania na pierwsze tygodnie, jak wygląda typowy tydzień pracy. Następnie konfiguracja sprzętu i kont razem z opiekunem, żeby od razu sprawdzić, czy wszystko działa. Po południu krótkie spotkania z osobami, z którymi nowy pracownik będzie najczęściej współpracował.
Pierwszego dnia lepiej nie przekazywać całej wiedzy o firmie. Nadmiar informacji powoduje, że niewiele z nich zostaje w pamięci.
Pierwszy tydzień: pierwsze zadanie
Nowa osoba uczy się najszybciej na prawdziwej pracy. Już w pierwszym tygodniu powinna dostać małe, konkretne zadanie, które da się skończyć w kilka dni i które ma realne znaczenie dla zespołu. Może to być przygotowanie zestawienia, obsługa prostego zgłoszenia klienta albo poprawka w istniejącym dokumencie.
Równolegle nowy pracownik poznaje procesy, z którymi będzie pracował. Pomagają spisane instrukcje, ale jeszcze bardziej obserwacja: udział w rozmowie z klientem, w spotkaniu zespołu, w zamykaniu miesiąca. Jeśli firma nie ma spisanych instrukcji, notatki nowej osoby z pierwszych tygodni bywają dobrym początkiem takiej dokumentacji.
Drugi tydzień: samodzielność i rozmowa
W drugim tygodniu zadania stają się większe, a pomoc opiekuna przechodzi od prowadzenia do odpowiadania na pytania. Pod koniec tygodnia przełożony umawia rozmowę podsumowującą. Na takiej rozmowie przydają się trzy pytania:
- co okazało się inne, niż nowa osoba oczekiwała,
- czego brakowało w pierwszych dniach,
- z czym czuje się już pewnie, a co wymaga więcej czasu.
Odpowiedzi służą dwóm celom. Pomagają zaplanować kolejne tygodnie pracy tej osoby i poprawić wdrożenie kolejnych pracowników.
Lista kontrolna wielokrotnego użytku
Po pierwszym wdrożeniu plan warto zapisać jako listę kontrolną: co przygotować przed startem, kto jest opiekunem, plan pierwszego dnia, zadania na pierwszy i drugi tydzień, termin rozmowy podsumowującej. Przy kolejnej rekrutacji lista jest gotowa i wymaga tylko dopasowania do stanowiska. W małej firmie, w której zatrudnienie zdarza się kilka razy w roku, taka lista oszczędza czas i sprawia, że każda nowa osoba zaczyna pracę w podobnych warunkach.
