Spotkanie jako ustawienie domyślne
Zaproszenie do kalendarza wysyła się w kilka sekund. Napisanie dobrej wiadomości, która przedstawia problem, dane i propozycję decyzji, zajmuje dłużej. Dlatego spotkanie bywa wyborem wygodnym dla organizatora, a kosztownym dla wszystkich pozostałych. Godzinne spotkanie z sześcioma uczestnikami to sześć godzin pracy, z czego część osób słucha tylko fragmentu, który ich dotyczy.
Ten koszt jest niewidoczny, bo nie pojawia się w żadnym budżecie. Widać go dopiero pod koniec tygodnia, gdy zadania wymagające skupienia przesuwają się na wieczór albo na kolejny tydzień.
Kiedy spotkanie ma sens
Nie twierdzimy, że spotkania są zbędne. Są sytuacje, w których rozmowa na żywo albo na wideo działa lepiej niż jakakolwiek wiadomość:
- gdy trzeba podjąć decyzję, a uczestnicy mają różne zdania i muszą je wymienić,
- gdy temat jest trudny lub osobisty, na przykład przy rozmowie o ocenie pracy,
- gdy zespół zaczyna nowy projekt i musi ustalić wspólne rozumienie celu.
W tych przypadkach wymiana wiadomości zwykle trwa dłużej niż spotkanie i prowadzi do nieporozumień.
Kiedy wystarczy wiadomość
Większość cotygodniowych spotkań statusowych polega na tym, że kolejne osoby mówią, co zrobiły i co planują. Ta sama informacja zapisana w krótkiej notatce w narzędziu do zadań albo na kanale zespołu jest dostępna dla wszystkich w dowolnym momencie, można do niej wrócić i nie wymaga, żeby wszyscy w tym samym czasie oderwali się od pracy.
Podobnie jest z przekazywaniem informacji, które nie wymagają dyskusji: zmiana procedury, nowy termin, wyniki analizy. Dobrze napisany mail z załącznikiem i jasnym pytaniem na końcu pozwala odpowiedzieć tym, którzy mają coś do dodania, i nie zabiera czasu pozostałym.
Proste zasady, które zmieniają kalendarz
W naszej ocenie kilka zasad przyjętych przez cały zespół daje więcej niż jednorazowe porządki w kalendarzu:
Każde zaproszenie ma cel i agendę. Jeśli organizator nie potrafi napisać w jednym zdaniu, jaka decyzja albo jaki wynik ma powstać na spotkaniu, prawdopodobnie spotkanie nie jest potrzebne.
Uczestnicy dostają materiały wcześniej. Spotkanie, na którym przez pierwsze dwadzieścia minut wszyscy czytają dokument, mogło zacząć się od dyskusji.
Domyślna długość jest krótsza. Kalendarze ustawiają spotkania na pełne pół godziny albo godzinę. Skrócenie domyślnego czasu do 25 albo 50 minut daje uczestnikom przerwę między spotkaniami.
Zaproszenie bez obowiązku udziału. Osoba, której obecność nie jest konieczna, może zrezygnować i przeczytać notatkę ze spotkania. To wymaga, żeby notatka faktycznie powstawała.
Okresowy przegląd spotkań cyklicznych. Spotkania cotygodniowe często trwają długo po tym, jak skończył się projekt, dla którego je ustalono. Raz na kwartał warto przejrzeć listę spotkań cyklicznych i usunąć te, które straciły powód.
Kultura pisania
Zastąpienie części spotkań wiadomościami wymaga umiejętności, której w wielu firmach się nie uczy: pisania krótkich, konkretnych notatek. Wiadomość, która zaczyna się od kontekstu na trzy akapity, a pytanie zostawia na koniec, wywołuje kolejną wymianę maili albo, w efekcie, spotkanie.
Uważamy, że inwestycja w tę umiejętność zwraca się szybciej niż kolejne narzędzie do zarządzania kalendarzem. Zespół, który pisze jasno, spotyka się rzadziej, a jego spotkania są krótsze, bo uczestnicy przychodzą przygotowani.
