Zdjęcia zespołu a zmiany kadrowe
Kto w firmie usuwa ze strony zdjęcie osoby, która właśnie odeszła, i kto dodaje portret nowego pracownika? Poniżej opisujemy, jak uporządkować obsługę takich zmian, żeby na stronie nie zostawały osoby, które już w firmie nie pracują, a nowi pracownicy nie czekali miesiącami na swoje zdjęcie.
Sprawa dotyczy głównie firm, które pokazują na stronie konkretnych doradców, opiekunów klienta albo specjalistów z imienia i nazwiska. Klient, który zadzwoni do osoby ze zdjęcia i dowie się, że odeszła rok temu, może zacząć wątpić w aktualność pozostałych informacji na stronie, także cennika i danych kontaktowych.
Lista miejsc z wizerunkiem pracownika
Pierwszy krok to spis miejsc, w których pojawia się zdjęcie pracownika, razem z osobą, która może je edytować. Bez takiej listy zdjęcie znika ze strony, ale zostaje w prezentacji, którą dział sprzedaży wysyła klientom. Przykładowy spis może wyglądać tak:
| Miejsce | Kto zwykle edytuje |
|---|---|
| podstrona z zespołem na stronie firmy | marketing albo osoba z dostępem do panelu strony |
| stopki mailowe | dział IT albo administrator poczty |
| prezentacje i oferty | dział sprzedaży |
| profile firmy w mediach społecznościowych | marketing albo zewnętrzny wykonawca |
| ogłoszenia rekrutacyjne | dział kadr |
W konkretnej firmie role mogą być rozdzielone inaczej. Ważne, żeby przy każdym miejscu była wpisana jedna osoba.
Odejście pracownika
Najprościej dopisać aktualizację materiałów do listy czynności przy zakończeniu współpracy, obok zwrotu sprzętu i odebrania dostępów do systemów. Dział kadr informuje osobę odpowiedzialną za stronę i materiały, a ta usuwa lub podmienia zdjęcia według spisu.
Zasady dotyczące zdjęć byłych pracowników warto ustalić wcześniej, najlepiej w zgodzie na wykorzystanie wizerunku podpisywanej przed sesją. Opisaliśmy to w tekście o tym, jak przygotować firmową sesję zdjęciową. Gdy zasady są zapisane, nie trzeba ich ustalać przy każdym odejściu osobno.
Nowi pracownicy bez zdjęć
Zatrudnienia rzadko zbiegają się z terminem sesji. Firma może zrobić krótką dosesję dla nowej osoby albo zebrać wszystkie osoby zatrudnione od ostatniej sesji i zrobić im zdjęcia w jednym terminie. Do czasu zdjęcia nowy pracownik może być pokazany na stronie z samym imieniem, nazwiskiem i rolą. Dosesje wymagają zapisania parametrów pierwszej sesji: tła, ustawienia światła i kadru. Bez tych notatek nowe portrety wyraźnie odstają od pozostałych, a cała podstrona zespołu wygląda niespójnie.
Zdjęcia u zewnętrznych wykonawców
Zdjęcia pracowników trafiają też do firm, które pracują dla przedsiębiorstwa: agencji prowadzącej profile w mediach społecznościowych, drukarni, organizatorów targów, portali branżowych, w których firma ma wizytówkę. Te kopie łatwo pominąć, bo nie są zapisane na żadnym firmowym dysku. Przy każdym przekazaniu zdjęć na zewnątrz warto dopisać odbiorcę do spisu miejsc. Gdy pracownik odchodzi, osoba odpowiedzialna za materiały wysyła wtedy krótką prośbę o usunięcie lub podmianę zdjęcia do wszystkich wykonawców z listy, a nie tylko do tych, o których pamięta.
Prośbę najlepiej wysłać mailem i zachować odpowiedź. Przy pytaniu byłego pracownika o to, gdzie jeszcze jest jego zdjęcie, firma ma wtedy gotową listę z datami.
Przegląd raz na kwartał
Nawet przy dobrych zasadach część zmian zostaje przeoczona. Przegląd strony zespołu i stopek mailowych raz na kwartał, porównany z aktualną listą pracowników z działu kadr, pozwala wyłapać zaległości. Przy okazji warto sprawdzić także stanowiska podpisane pod zdjęciami, bo awanse i przejścia do innych działów też się zdarzają, a podpis ze starym stanowiskiem wprowadza klientów w błąd.
