Co firma ustala przed sesją zdjęciową
Firmowa sesja zdjęciowa wymaga przygotowań po stronie zamawiającego, a ich brak wychodzi dopiero w dniu zdjęć, gdy fotograf czeka na ludzi albo na wolną salę. Ten tekst opisuje, co firma ustala przed sesją: cel zdjęć, listę osób i ujęć, miejsce, zgody pracowników, harmonogram dnia i sposób akceptowania gotowych plików.
Zdjęcia zespołu, biura i produktów trafiają potem na stronę internetową, do profili w mediach społecznościowych, do ofert przetargowych i ogłoszeń o pracy. Każde z tych miejsc ma inne wymagania co do kadru i formatu, dlatego decyzje podjęte przed sesją przekładają się bezpośrednio na to, ile z wykonanych zdjęć da się wykorzystać.
Do czego zdjęcia będą użyte
Pierwsza decyzja dotyczy przeznaczenia zdjęć. Portret do stopki maila i na stronę „O nas” wymaga jednolitego tła i podobnego kadru dla wszystkich osób. Zdjęcie do banera na stronie głównej musi mieć wolne miejsce na tekst i poziomy format. Materiał do mediów społecznościowych często potrzebuje kadrów pionowych. Jeśli firma wie z góry, gdzie zdjęcia trafią, fotograf może zaplanować ujęcia w kilku formatach od razu, zamiast kadrować później zdjęcia, które do tego nie pasują.
Dobrym punktem wyjścia jest przegląd obecnych materiałów: które zdjęcia na stronie są nieaktualne, kogo z zespołu na nich brakuje, jakich ujęć używa dział sprzedaży w prezentacjach.
Lista osób i lista ujęć
Przed sesją powstają dwie listy. Pierwsza to osoby, które mają zostać sfotografowane, z godziną, o której każda z nich ma być dostępna. Druga to ujęcia: portrety, zdjęcia przy pracy, zdjęcia grupowe, wnętrza, produkty, logo na budynku albo w recepcji.
- przy portretach warto ustalić jeden ubiór dla całego zespołu albo przynajmniej kolorystykę, żeby zdjęcia na stronie wyglądały spójnie,
- przy zdjęciach przy pracy trzeba sprawdzić, czy na ekranach i biurkach nie widać danych klientów ani dokumentów wewnętrznych,
- przy zdjęciach grupowych trzeba przewidzieć, że ktoś będzie nieobecny, i zaplanować termin dosesji.
Miejsce zdjęć i przygotowanie biura
Sesja w siedzibie firmy pokazuje prawdziwe miejsce pracy, ale wymaga przygotowania: uporządkowania biurek, zdjęcia z widoku kartek i kabli, rezerwacji sali, w której stanie oświetlenie. Jeśli biuro nie nadaje się do zdjęć, na przykład ma małe okna albo trwa w nim remont, można wynająć przestrzeń, choćby salę w biurze coworkingowym. Agencje, które prowadzą firmowe sesje zdjęciowe, zwykle pomagają w wyborze takiego miejsca i ustalają z firmą scenariusz: kto, gdzie i o której godzinie.
W dniu sesji firma pracuje normalnie. Dobrze jest uprzedzić pozostałych pracowników, w których pomieszczeniach i w jakich godzinach będą robione zdjęcia, żeby nikt nie wchodził w kadr i nie umawiał tam spotkań.
Zgody pracowników na wykorzystanie wizerunku
Zdjęcia pracowników publikowane na stronie i w mediach społecznościowych wymagają ich zgody na wykorzystanie wizerunku. Zgodę najlepiej zebrać na piśmie przed sesją i opisać w niej, gdzie zdjęcia mogą się pojawić. Część pracowników nie chce występować na zdjęciach i firma powinna to uszanować, planując ujęcia tak, żeby te osoby nie znalazły się w kadrze.
Warto też od razu ustalić, co dzieje się ze zdjęciami osoby, która odejdzie z firmy. Prosta zasada zapisana przed sesją oszczędza późniejszych rozmów.
Przed sesją wyznaczcie jedną osobę po stronie firmy, która zna listę ujęć i może na miejscu zdecydować, co zmienić. Fotograf potrzebuje kogoś, kto odpowie na pytania od razu, a nie po konsultacji z kilkoma działami.
Wybór, retusz i prawa do zdjęć
Po sesji firma dostaje zwykle podgląd zdjęć i wybiera te, które mają przejść obróbkę. Ten etap trwa dłużej, gdy wybierać ma kilka osób naraz. Lepiej, gdy wyboru dokonuje osoba odpowiedzialna za projekt, a pozostali zgłaszają uwagi w jednym terminie. Portretowani pracownicy powinni mieć możliwość zobaczenia swoich zdjęć przed publikacją.
Przed zamówieniem sesji trzeba też ustalić, na jakich zasadach firma może korzystać ze zdjęć: czy tylko na stronie, czy także w drukach i reklamach, i czy przez nieograniczony czas. Zakres korzystania ze zdjęć warto mieć zapisany w umowie z wykonawcą. Gdy sesja jest częścią szerszej współpracy, na przykład z agencją, która prowadzi także stronę i profile firmy, łatwiej uzgodnić formaty i miejsca publikacji. Taką usługę ma w ofercie między innymi agencja interaktywna OneTrend.
Najczęstsze pytania
Ile czasu przed sesją zacząć przygotowania?
To zależy od liczby osób i miejsc. Przy kilku portretach wystarczy krótka lista i jedna sala, przy sesji całego zespołu i kilku lokalizacjach trzeba wcześniej zebrać zgody i zgrać grafiki pracowników.
Czy pracownik musi zgodzić się na zdjęcie na stronie firmy?
Tak, publikacja wizerunku pracownika wymaga jego zgody. Najlepiej zebrać ją na piśmie przed sesją i opisać, gdzie zdjęcia będą użyte.
Kto po stronie firmy powinien prowadzić sesję?
Jedna osoba, która zna cel zdjęć i listę ujęć, najczęściej ktoś z działu marketingu albo office manager. Ta osoba zbiera też uwagi przy wyborze zdjęć.
