Dlaczego zasady trzeba spisać przed wydaniem kluczy
Pracownik, który wprowadza się do mieszkania należącego do firmy, często nie wie, czy może zaprosić gości, kto płaci za prąd i co zrobić, gdy w nocy przestanie działać ogrzewanie. Krótki dokument z zasadami korzystania z lokalu odpowiada na te pytania z góry i pozwala uniknąć sporów przy wyprowadzce.
Taki dokument przygotowuje zwykle dział kadr razem z osobą, która administruje mieszkaniem. Pracownik podpisuje go przy przekazaniu kluczy, razem z protokołem stanu lokalu.
Okres zamieszkania i warunki wyprowadzki
Pierwsza część dokumentu określa, na jak długo pracownik dostaje mieszkanie i co się dzieje po tym terminie. Najczęściej prawo do lokalu jest powiązane z okresem delegacji, projektu albo zatrudnienia. Warto wpisać, ile dni pracownik ma na wyprowadzkę po zakończeniu współpracy, oraz w jaki sposób zwraca klucze, karty dostępu i piloty do bramy.
Koszty: co pokrywa firma, a co pracownik
To najczęstsze źródło nieporozumień. Dokument powinien wymieniać każdą pozycję osobno:
- czynsz administracyjny i opłaty dla wspólnoty,
- prąd, gaz, woda i ogrzewanie,
- internet, telewizja i drobne środki czystości.
Jeżeli część kosztów ponosi pracownik, trzeba ustalić sposób rozliczenia, na przykład według odczytów liczników przy wprowadzce i wyprowadzce. Sposób rozliczenia i ewentualne skutki podatkowe po stronie pracownika dział kadr konsultuje z księgowością.
Sprzątanie i porządek w częściach wspólnych
Dokument może też określać, kto sprząta mieszkanie w trakcie pobytu, a kto po wyprowadzce. Najczęściej pracownik dba o bieżący porządek, a firma zamawia gruntowne sprzątanie przed przyjazdem kolejnej osoby. Dobrze jest przypomnieć zasady obowiązujące w budynku, takie jak segregacja odpadów, korzystanie z rowerowni czy miejsca postojowego, bo pracownik z innego miasta nie zna regulaminu wspólnoty.
Goście, zwierzęta i palenie
Firma decyduje, czy w mieszkaniu mogą nocować osoby spoza firmy, na przykład rodzina odwiedzająca pracownika. Dobrze jest też jasno zapisać, czy dopuszcza się zwierzęta i palenie tytoniu w lokalu oraz na balkonie. Te punkty wpływają bezpośrednio na koszt przygotowania mieszkania dla kolejnej osoby, więc lepiej je rozstrzygnąć na piśmie niż w rozmowie.
Zgłaszanie awarii i szkód
Pracownik musi wiedzieć, do kogo dzwonić przy awarii i w jakim czasie zgłosić uszkodzenie wyposażenia. Dokument powinien zawierać numer do osoby administrującej mieszkaniem, numer do zarządcy budynku i zasadę, że drobne usterki zgłasza się mailem ze zdjęciem. Taki ślad ułatwia potem rozliczenie, czy szkoda wynikła ze zwykłego zużycia, czy z niewłaściwego użytkowania.
Protokół przekazania i spis wyposażenia
Ostatnim elementem jest protokół z listą wyposażenia i stanem lokalu w dniu wprowadzki, najlepiej ze zdjęciami. Ten sam protokół wypełnia się przy wyprowadzce. Spis wyposażenia jest łatwiejszy do prowadzenia, gdy mieszkanie było od początku przygotowane z myślą o rotacji lokatorów. Więcej o tym, jak firma wybiera mieszkanie dla pracowników i przygotowuje je do wieloletniego użytkowania, piszemy w osobnym tekście.
Najczęstsze pytania
Czy zasady korzystania z mieszkania muszą być częścią umowy o pracę?
Nie muszą. Zwykle jest to osobny dokument lub załącznik, który łatwiej zaktualizować, gdy zmienią się warunki.
Co zrobić, gdy pracownik zostawi mieszkanie w złym stanie?
Podstawą rozliczenia jest porównanie protokołu z wprowadzki i z wyprowadzki. Bez protokołu trudno wykazać, kiedy powstała szkoda.
