Przeciążenie widać najpierw w planowaniu
Przeciążenie zespołu to sytuacja, w której ilość przydzielonych zadań stale przekracza czas pracy, jakim zespół dysponuje. W tym tekście pokazujemy, po jakich danych kierownik może to zauważyć wcześniej i co może zmienić w organizacji pracy, zanim zespół zacznie tracić terminy.
Opisujemy tu sygnały organizacyjne. Kierownik nie ocenia samopoczucia ani zdrowia pracowników, bo nie ma do tego ani kompetencji, ani podstaw. Może natomiast sprawdzić, czy praca, którą przydziela, mieści się w godzinach pracy zespołu. To pytanie da się rozstrzygnąć na podstawie kalendarzy, list zadań i ewidencji czasu pracy, które firma i tak prowadzi.
Sygnały w danych, które firma już ma
| Sygnał | Gdzie go widać |
|---|---|
| nadgodziny u tych samych osób przez kilka miesięcy | ewidencja czasu pracy |
| przesuwane terminy w zadaniach, które wcześniej kończyły się na czas | narzędzie do zarządzania projektami |
| niewykorzystany urlop odkładany z kwartału na kwartał | plan urlopów |
| wiadomości wysyłane późnym wieczorem lub w weekendy | poczta i komunikator firmowy |
| jedna osoba jako jedyny kontakt w kilku projektach | lista projektów i osób odpowiedzialnych |
Każdy z tych sygnałów osobno może mieć zwykłe wyjaśnienie, na przykład sezon w branży albo jednorazowy duży projekt. Kiedy kilka z nich pojawia się u tej samej osoby lub w tym samym dziale przez dłuższy czas, warto przyjrzeć się podziałowi pracy.
Trzy zmiany w organizacji pracy
Pierwsza zmiana to spisanie wszystkich zadań zespołu na jednej liście z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Taka lista często pokazuje, że część spraw jest prowadzona podwójnie, a część nie ma realnego terminu i może poczekać. Pokazuje też, kto ma przypisanych najwięcej spraw. Bez takiej listy kierownik opiera się na tym, kto najczęściej zgłasza problemy, a to nie zawsze jest osoba z największą liczbą zadań.
Druga zmiana to ustalenie kolejności. Ludzie pracują dłużej także wtedy, gdy nie wiedzą, które zadanie jest najważniejsze, i próbują zrobić wszystkie naraz. Jasna kolejność zadań na najbliższe tygodnie zmniejsza liczbę pytań, poprawek i pracy wykonanej niepotrzebnie.
Trzecia zmiana dotyczy zastępstw. Jeśli tylko jedna osoba zna dany proces, jej urlop oznacza wstrzymanie pracy albo telefony do niej w czasie wolnym. Opisanie procesu i przeszkolenie drugiej osoby usuwa ten problem.
Rozmowa z pracownikiem o zadaniach
Gdy kierownik widzi, że jedna osoba ma wyraźnie więcej pracy niż czasu, rozmawia z nią o zadaniach, a nie o jej stanie. Pyta, które sprawy zajmują najwięcej czasu i które mógłby przejąć ktoś inny. Konkretne pytania o zadania są dla pracownika łatwiejsze niż ogólne pytanie, czy wszystko w porządku.
Część firm uzupełnia zmiany organizacyjne o świadczenia, z których pracownik korzysta bez udziału przełożonego. Jak przygotować wsparcie psychologiczne jako świadczenie dla zespołu i jak zapewnić przy tym poufność, opisujemy w osobnym artykule.
Gdy zadań jest więcej niż godzin pracy
Szkolenia z zarządzania czasem nie pomogą, jeśli liczba zadań przekracza czas pracy zespołu. W takiej sytuacji zmiana musi dotyczyć przydziału zadań, terminów albo liczby osób w zespole. Kierownik, który zgłasza to przełożonym z danymi z kalendarzy i list zadań, ma lepsze argumenty niż przy ogólnym stwierdzeniu, że zespół jest przepracowany.
