Pierwszy dzień po dłuższej nieobecności
Od czego zacząć rozmowę z pracownikiem, który wraca do firmy po kilku tygodniach albo miesiącach nieobecności? Poniżej opisujemy, jak przełożony może przygotować pierwsze spotkanie, jak rozłożyć zadania na kolejne tygodnie i jakich pytań w tej rozmowie unikać.
Powody dłuższej nieobecności bywają różne: choroba, opieka nad bliską osobą, sprawy rodzinne, trudne wydarzenie w życiu prywatnym. Z perspektywy przełożonego zasada jest wspólna dla tych sytuacji: rozmowa dotyczy pracy, a nie przyczyn nieobecności. Jeśli pracownik sam zechce o nich powiedzieć, przełożony słucha, ale nie dopytuje. Informacje, które usłyszy, zostają między nim a pracownikiem.
Lista kontrolna przed powrotem
- Spisanie zmian w zespole: nowe osoby, przejęte projekty, zmienione procedury i narzędzia.
- Przygotowanie dostępów: hasła, karta wejściowa, uprawnienia w systemach, sprzęt.
- Ustalenie z osobami zastępującymi, które sprawy przekażą w pierwszym tygodniu, a które później.
- Zarezerwowanie w kalendarzu krótkiego spotkania na pierwszy dzień i kolejnego po kilku dniach.
Zmiany warto zebrać na jednej stronie, żeby pierwsza rozmowa nie zamieniła się w długą listę podawaną z pamięci. Pracownik, który pierwszego dnia czeka kilka godzin na odblokowanie konta, zaczyna powrót od bezczynności i niepewności, dlatego dostępy sprawdza się kilka dni wcześniej.
Spotkanie w pierwszym dniu
Pierwsza rozmowa powinna być krótka i odbyć się w miejscu, w którym nikt jej nie przerywa. Przełożony mówi, jakie zadania czekają na pracownika, które z nich mają termin, a które mogą poczekać. Pyta, jak pracownik chce ułożyć pierwsze tygodnie, i umawia się na kolejne spotkanie.
Pytania, które pomagają
Czy są rzeczy, które ułatwiłyby ci pracę w pierwszych tygodniach? Które sprawy chcesz przejąć od razu, a które później? Z kim chcesz się spotkać, żeby nadrobić zmiany w projekcie?
Pytania, których lepiej unikać
Pytania wymagające tłumaczenia się, na przykład o to, czy pracownik już na pewno jest w pełnej formie, co się stało albo kiedy znów będzie pracował tak jak przed nieobecnością. Po takich pytaniach pracownik ma poczucie, że musi udowodnić, że może wrócić.
Pierwsze tygodnie i zespół
W pierwszym tygodniu pracownik zajmuje się zadaniami, które znał przed nieobecnością, bez nowych projektów z krótkim terminem. Sprawy od zastępców przechodzą do niego stopniowo, z krótkim omówieniem każdej z nich. Przez kilka tygodni przełożony spotyka się z nim raz w tygodniu, żeby sprawdzić, czy ilość pracy jest odpowiednia.
Zespół powinien wiedzieć, od kiedy pracownik wraca i jakie sprawy przejmuje. Nie musi wiedzieć, dlaczego go nie było, a przełożony nie odpowiada na takie pytania współpracowników.
Gdzie firma może pomóc więcej
Część pracowników wraca po okresie, który był dla nich obciążający emocjonalnie. Przełożony nie ocenia tego i nie sugeruje nikomu, że potrzebuje pomocy. Może natomiast wskazać, z jakich form wsparcia pracownik może skorzystać, jeśli firma je zapewnia. O tym, jak firma może zorganizować wsparcie psychologiczne dla pracowników, piszemy w osobnym tekście: od umowy z poradnią po komunikat dla zespołu.
Jeśli w rozmowie pojawia się sytuacja zagrożenia życia, trzeba zadzwonić pod numer alarmowy 112.
