Dwie drogi zapewnienia pracownikom mieszkania
Mieszkanie dla pracowników to lokal, w którym firma kwateruje specjalistów z innych miast albo zespoły delegowane na dłuższe projekty, a zapewnić go można na dwa sposoby: kupić mieszkanie i udostępniać je kolejnym osobom albo wynajmować lokale na rynku. Każda z tych dróg wymaga innego zaangażowania działu administracji i inaczej rozkłada koszty w czasie.
Zanim zarząd podejmie decyzję, dobrze jest odpowiedzieć na kilka pytań. Odpowiedzi zwykle same wskazują, który model lepiej pasuje do sytuacji firmy.
Jak długo i jak często firma potrzebuje mieszkania
To pytanie rozstrzyga najwięcej. Jeżeli pracownicy z innych miast pojawiają się regularnie i przez kolejne lata firma przewiduje stałą potrzebę zakwaterowania, własny lokal jest wykorzystywany przez większość roku. Jeżeli potrzeba jest jednorazowa, na przykład na czas jednego projektu, najem zwykle okazuje się prostszy, bo umowę można zakończyć razem z projektem.
Ile osób i w jakim miejscu
Przy najmie łatwiej dopasować lokalizację, bo mieszkanie można wynająć blisko konkretnego klienta lub placu budowy. Własne mieszkanie stoi w jednym miejscu, więc ma sens, gdy pracownicy dojeżdżają do tej samej siedziby lub zakładu. Przy większej liczbie osób firma może też rozważyć połączenie obu rozwiązań: jeden lub dwa własne lokale dla stałych rotacji i najem na okresy zwiększonego zapotrzebowania.
Jak szybko mieszkanie musi być gotowe
Najem pozwala zakwaterować pracownika w ciągu kilku dni od znalezienia oferty. Zakup trwa dłużej: wybór lokalu, decyzja zarządu, umowa, odbiór, a potem wyposażenie. Jeżeli firma planuje przyjazd zespołu z wyprzedzeniem, ten czas da się zmieścić w harmonogramie. Jeżeli potrzeba pojawia się nagle, rozsądnie jest zacząć od najmu i równolegle szukać lokalu do kupienia.
Kto będzie zajmował się mieszkaniem
Przy najmie część obowiązków spada na właściciela lokalu: naprawy instalacji, kontakt ze wspólnotą, wymiana zużytych sprzętów. Przy własnym mieszkaniu wszystkie te sprawy przejmuje firma. Trzeba więc policzyć nie tylko cenę zakupu albo czynsz, ale także czas pracy osoby, która będzie administrować lokalem, organizować sprzątanie i przyjmować zgłoszenia awarii.
Jak firma finansuje zakup i co dzieje się z lokalem później
Zakup mieszkania angażuje środki jednorazowo albo wymaga finansowania zewnętrznego. Najem rozkłada koszt na miesięczne płatności. Przy zakupie lokal zostaje w majątku firmy i można go później wynająć lub sprzedać, gdy potrzeba zakwaterowania zniknie. Sposób ujęcia zakupu lub najmu w księgach i jego skutki podatkowe firma ustala ze swoim księgowym lub doradcą podatkowym, bo zależą od formy prowadzenia działalności.
Co przygotować przed decyzją
Przed spotkaniem zarządu pomocne jest zestawienie, w którym znajdą się:
- przewidywana liczba osób potrzebujących zakwaterowania w kolejnych latach,
- adresy, do których pracownicy będą dojeżdżać,
- osoba lub dział odpowiedzialny za obsługę lokalu.
Jeżeli wybór padnie na zakup, kolejnym krokiem jest dobór lokalu pod kątem dojazdu, układu i wykończenia odpornego na częste zmiany lokatorów. Opisaliśmy to szerzej w tekście o tym, czym kierować się, wybierając mieszkanie firmowe dla pracowników.
Najczęstsze pytania
Czy można zacząć od najmu i później kupić mieszkanie?
Tak. Kilka miesięcy najmu pokazuje, ile osób faktycznie potrzebuje zakwaterowania i w jakiej lokalizacji, co ułatwia późniejszy wybór lokalu do zakupu.
Czy mieszkanie firmowe może służyć także gościom firmy?
Może, jeśli pozwala na to grafik zakwaterowania pracowników. Zasady takiego korzystania warto spisać, żeby nie dochodziło do kolizji terminów.
