Kto w firmie odpowiada za karty dostępu do biura?
System kontroli dostępu w biurze działa dobrze tylko wtedy, gdy lista uprawnień odpowiada temu, kto faktycznie pracuje w firmie. Opisujemy, jak ułożyć proces nadawania i odbierania dostępu przy zatrudnieniu, zmianie stanowiska i odejściu pracownika oraz co sprawdzić po przeprowadzce do nowego lokalu.
Karta, brelok albo aplikacja w telefonie to tylko nośnik. Decyzja o tym, kto wchodzi do biura, do serwerowni czy do archiwum i w jakich godzinach, zapada w konfiguracji systemu. Jeśli nikt nie odpowiada za jej aktualizację, po kilku latach lista uprawnień zawiera osoby, które dawno odeszły, i karty, których nikt nie potrafi przypisać do właściciela. W praktyce odpowiedzialność dzieli się między dwie osoby: dział kadr wie, kto i od kiedy pracuje, a administrator biura lub dział IT wprowadza zmiany w systemie.
Strefy i grupy zamiast pojedynczych wyjątków
Porządek w uprawnieniach zaczyna się od podziału biura na strefy: wejście główne, strefa biurowa, serwerownia, archiwum dokumentów, magazynek. Następnie firma tworzy grupy, na przykład pracownicy biura, dział IT, księgowość, ekipa sprzątająca, i przypisuje każdej grupie strefy oraz godziny.
Nowa osoba dostaje uprawnienia przez przypisanie do grupy, a nie przez ręczne zaznaczanie drzwi. Wyjątki dla pojedynczych osób są możliwe, ale każdy powinien mieć zapisany powód i datę ważności. Przy przeglądzie łatwo wtedy sprawdzić, czy wyjątek jest jeszcze potrzebny.
Trzy momenty, w których zmienia się dostęp
- Zatrudnienie. Dział kadr przekazuje administratorowi datę rozpoczęcia pracy i stanowisko, a administrator wydaje nośnik i przypisuje grupę.
- Zmiana stanowiska. Pracownik przechodzi do innej grupy, a stare uprawnienia są odbierane tego samego dnia.
- Odejście z firmy. Dostęp jest blokowany w ostatnim dniu pracy, a nośnik wraca do administratora i trafia do ewidencji.
Najczęściej zawodzi trzeci punkt, bo informacja o odejściu nie dociera do osoby obsługującej system. Prosty sposób to dopisanie blokady dostępu do listy kontrolnej, którą dział kadr zamyka przy rozwiązaniu umowy.
Goście, kurierzy i firmy zewnętrzne
Osobną grupę stanowią osoby spoza zespołu: serwisanci, ekipa sprzątająca, kurierzy, goście na spotkaniach. Dla nich lepiej sprawdzają się uprawnienia czasowe, ważne w określone dni lub godziny, niż stałe karty. Przy firmach zewnętrznych umowa powinna wskazywać, kto po ich stronie odpowiada za wydane nośniki i jak zgłaszana jest zmiana składu ekipy.
Zgubiona karta
Zgubienie nośnika zdarza się w każdej firmie, więc procedura powinna być znana pracownikom zawczasu. Pracownik zgłasza zgubę od razu, telefonicznie albo mailem do administratora, a administrator blokuje kartę w systemie i wydaje nową. Zablokowana karta zostaje w ewidencji z datą i opisem zdarzenia. Jeśli po kilku dniach się odnajdzie, nie wraca do użytku, tylko trafia do puli kart do ponownego zaprogramowania.
Przeprowadzka do nowego biura
Po przejęciu lokalu z istniejącą kontrolą dostępu pierwszym krokiem jest usunięcie uprawnień poprzednich użytkowników i wymiana lub przeprogramowanie wszystkich nośników. Jeśli kontrola dostępu jest połączona z automatyką budynku, na przykład wejście do biura włącza oświetlenie i ogrzewanie w strefie, zmiana dotyczy obu systemów. Jak zebrać dokumentację takiej instalacji i co ustalić z wynajmującym, opisuje tekst o odbiorze biura z automatyką KNX.
Raz na kwartał administrator może porównać listę aktywnych nośników z listą pracowników z działu kadr. Taki przegląd pozwala wyłapać karty bez właściciela i uprawnienia, które zostały po zmianach w zespole.
