Biuro z automatyką po poprzednim najemcy
Część biur na wynajem ma instalację KNX, która steruje oświetleniem, ogrzewaniem, chłodzeniem, roletami albo wejściem do lokalu. Opisujemy, co firma powinna sprawdzić i odebrać, gdy przejmuje takie biuro, oraz jak zaplanować zmiany, żeby system pracował dla nowego zespołu, a nie według ustawień poprzedniego najemcy.
Przy przejęciu lokalu uwaga zarządu skupia się zwykle na umowie najmu, aranżacji i terminie przeprowadzki. Automatyka wypada z listy, bo w dniu oględzin wszystko działa: światło się zapala, w salach jest ciepło. Kłopot pojawia się po kilku tygodniach, gdy trzeba zmienić podział stref, przestawić godziny pracy ogrzewania albo dodać nową salę spotkań, a nikt w firmie nie wie, kto i na jakiej podstawie może wprowadzić taką zmianę.
Plik projektu ETS jest częścią wyposażenia lokalu
Instalacja KNX składa się z urządzeń połączonych magistralą: przycisków, czujników, aktorów w rozdzielnicy, sterowników ogrzewania i chłodzenia. O tym, co robi każdy przycisk i jak reagują czujniki, decyduje konfiguracja zapisana w projekcie przygotowanym w oprogramowaniu ETS. Bez tego pliku zmiana jednej sceny wymaga odtwarzania konfiguracji z urządzeń, a to jest wolniejsze i obarczone ryzykiem pomyłki.
Dlatego przy protokole zdawczo-odbiorczym plik projektu powinien zostać przekazany razem z kluczami. Firma ustala z wynajmującym, kto jest jego właścicielem, gdzie jest przechowywana aktualna wersja i czy hasło do projektu, jeśli zostało ustawione, jest znane zarządcy budynku.
Lista dokumentów do odebrania razem z biurem
Integratorzy, którzy przejmują instalacje po innym wykonawcy, proszą zwykle o ten sam zestaw materiałów. Warto zebrać go jeszcze przed podpisaniem protokołu, bo później poprzedni najemca i jego wykonawca mogą być trudno osiągalni:
- aktualny plik projektu ETS,
- dokumentacja rozdzielnic i instalacji,
- lista urządzeń oraz zdjęcia ich oznaczeń,
- dane dostępowe do serwera wizualizacji i integracji, jeśli lokal je ma,
- kontakt do osób znających historię realizacji.
Do tego dochodzi opis tego, co nie działa albo działa inaczej, niż firma oczekuje. Taki opis najlepiej przygotować po pierwszym tygodniu pracy w lokalu, gdy zespół zdąży korzystać z sal, kuchni i stref open space.
Jak wygląda ocena istniejącego systemu
Ocena zaczyna się od dokumentów, a nie od wymiany osprzętu. Integrator sprawdza plik ETS, topologię magistrali, urządzenia w rozdzielnicach i integracje z innymi systemami, na przykład z centralą wentylacji albo kontrolą dostępu. Dopiero na tej podstawie określa, które zmiany można wprowadzić bezpiecznie i jakie ryzyko wiąże się z brakującą dokumentacją.
Jeśli pliku projektu nie ma, zakres prac jest większy, bo część konfiguracji trzeba odczytać i opisać od nowa. Usługę przejęcia i modernizacji instalacji KNX po innym wykonawcy oferuje między innymi Brain House z Rzgowa pod Łodzią, a zakres prac ustala po ocenie systemu i dostępnej dokumentacji. Dla firmy oznacza to jasny plan: najpierw audyt, potem wycena zmian, na końcu programowanie i testy.
Zmiany, o które firmy proszą najczęściej
Poprzedni najemca miał inny układ pracy, inne godziny i inny podział pomieszczeń. Po przeprowadzce zwykle trzeba dopasować kilka obszarów:
| Obszar | Typowa zmiana po przejęciu biura |
|---|---|
| Oświetlenie | nowy podział stref po zmianie aranżacji, sceny dla sal spotkań, wyłączanie światła w pustych pomieszczeniach |
| Ogrzewanie i chłodzenie | harmonogramy zgodne z godzinami pracy firmy, osobne ustawienia dla serwerowni i sal |
| Rolety i żaluzje | grupy dopasowane do nowego rozmieszczenia stanowisk |
| Wejście do lokalu | uprawnienia dla nowego zespołu, usunięcie dostępu poprzednich użytkowników |
| Panele i przyciski | nowe opisy, wymiana paneli na modele zrozumiałe dla pracowników |
Część tych zmian wymaga tylko nowej konfiguracji. Inne, jak nowa sala wydzielona ścianką działową, wymagają dołożenia urządzeń i przewodów, więc trzeba je zgrać z harmonogramem prac adaptacyjnych.
Kolejność prac i ustalenia z wynajmującym
Najmniej poprawek wymaga kolejność, w której automatyka jest planowana razem z aranżacją, a nie po niej. Projektant wnętrza pokazuje nowy układ ścian i stanowisk, integrator określa, gdzie potrzebne są nowe przyciski, czujniki i obwody, a elektryk wykonuje przewody przed zamknięciem ścian i sufitów. Programowanie i testy odbywają się na końcu, gdy pomieszczenia mają już docelowe wyposażenie.
W biurze na wynajem w instalację ingerują zwykle trzy strony: właściciel budynku, zarządca i najemca. Zanim firma zamówi audyt albo programowanie, warto ustalić z wynajmującym kilka spraw. Pierwsza to zakres zmian, które najemca może wprowadzić bez osobnej zgody właściciela. Druga to wykonawca: niektórzy zarządcy mają stałą firmę serwisującą automatykę i wymagają, żeby prace w częściach wspólnych prowadziła właśnie ona. Trzecia to stan instalacji po zakończeniu najmu, czyli czy firma ma przywrócić pierwotne ustawienia, czy zostawić swoje. Te ustalenia najlepiej dopisać do umowy najmu albo do protokołu przekazania lokalu, razem z informacją, kto przechowuje aktualny plik projektu po każdej zmianie.
Po zakończeniu prac firma powinna dostać zaktualizowany plik ETS, opis zmian i krótką instrukcję obsługi dla administratora biura. Przy wyborze wykonawcy można też porównać, czy dany integrator KNX zapewnia wsparcie po uruchomieniu i jak przyjmuje zgłoszenia o kolejnych zmianach.
Najczęstsze pytania
Czy nowy najemca może zmieniać konfigurację KNX bez zgody właściciela budynku?
To zależy od umowy najmu. Instalacja jest zwykle częścią budynku, więc zakres zmian i to, kto przechowuje plik projektu, warto zapisać przed rozpoczęciem prac.
Co zrobić, gdy poprzedni wykonawca nie przekazał pliku ETS?
Zlecić audyt systemu. Integrator oceni, które dane da się odczytać z urządzeń, i określi ryzyko związane z brakującą dokumentacją, zanim zaproponuje zmiany.
Czy przy zmianie aranżacji trzeba wymieniać cały osprzęt?
Zwykle nie. Dobrze udokumentowany system KNX można rozbudować i przeprogramować bez wymiany całej infrastruktury, a wymiana dotyczy tylko tych paneli i przycisków, które nie pasują do nowego układu.
