Kondolencje w imieniu firmy
Gdy umiera pracownik, klient albo wieloletni partner biznesowy, firma zwykle wysyła kondolencje i decyduje, czy jej przedstawiciele wezmą udział w pogrzebie. Wyjaśniamy, kto w firmie podpisuje list kondolencyjny, jak przygotować wieniec i jak zorganizować udział delegacji.
W wielu firmach nie ma w tej sprawie żadnej procedury, więc każda sytuacja jest załatwiana od nowa i zależy od tego, kto akurat odbierze telefon. Wystarczy krótka instrukcja w dziale administracji: kto decyduje o formie kondolencji, kto zamawia kwiaty i z jakiego budżetu, kto kontaktuje się z rodziną.
List kondolencyjny
List podpisuje osoba, która reprezentuje firmę wobec zmarłego: przy pracowniku jest to zwykle prezes lub dyrektor działu, przy partnerze biznesowym osoba, która prowadziła z nim współpracę. Tekst powinien być krótki i osobisty. Lepiej napisać jedno konkretne zdanie o zmarłym, na przykład o jego roli w zespole albo o tym, za co go ceniono, niż kilka ogólnych formuł.
List wysyła się pocztą tradycyjną albo przekazuje rodzinie osobiście. Mail jest dopuszczalny w kontaktach z partnerami zagranicznymi, ale w relacji z rodziną pracownika wygląda zbyt oficjalnie.
Wieniec, wiązanka i szarfa
Kwiaty od firmy zamawia się w kwiaciarni albo przez zakład pogrzebowy, który prowadzi uroczystość. Przed zamówieniem warto zapytać rodzinę, czy nie prosi o rezygnację z kwiatów, na przykład na rzecz zbiórki dla fundacji. Taką prośbę rodziny często umieszczają w nekrologu.
Na szarfie umieszcza się krótki tekst, na przykład „Ostatnie pożegnanie” oraz nazwę firmy lub zespołu. Jeśli wieniec jest od współpracowników, a nie od zarządu, lepiej napisać „Koleżanki i koledzy z działu” niż pełną nazwę spółki.
Delegacja na pogrzebie
O tym, ile osób z firmy pójdzie na pogrzeb, decyduje przełożony po uzgodnieniu z rodziną. Delegacja nie powinna być liczniejsza niż najbliżsi. W czasie ceremonii przedstawiciele firmy stoją za rodziną, a kondolencje składają po jej zakończeniu, krótko.
Warto wyznaczyć jedną osobę, która złoży kwiaty w imieniu firmy i ewentualnie zabierze głos, jeśli rodzina o to poprosi. Przemówienie przy grobie powinno trwać najwyżej kilka minut i dotyczyć zmarłego, a nie firmy.
Gdy umiera klient lub partner biznesowy
Przy śmierci osoby spoza firmy, na przykład wieloletniego klienta albo właściciela firmy partnerskiej, zasady są podobne, ale kontakt z rodziną jest zwykle słabszy. Kondolencje wysyła się wtedy często do firmy zmarłego, na ręce jego wspólnika lub zastępcy, a rodzinie tylko wtedy, gdy relacja była bliska.
O udziale w pogrzebie decyduje osoba, która znała zmarłego osobiście. Jeśli nekrolog zawiera prośbę o udział tylko najbliższych, firma ogranicza się do listu i nie wysyła delegacji ani wieńca.
Krótka instrukcja dla administracji
Żeby kolejne takie sytuacje nie wymagały ustaleń od zera, warto spisać kilka zasad na jednej stronie:
- kto decyduje o formie kondolencji przy pracowniku, a kto przy partnerze biznesowym,
- kto zamawia kwiaty i jaki tekst umieszcza się na szarfie,
- kto może wziąć udział w pogrzebie w godzinach pracy.
Instrukcję przechowuje dział administracji lub kadr i aktualizuje po każdej zmianie w zarządzie.
Po pogrzebie
Część firm wysyła rodzinie po kilku tygodniach krótką wiadomość lub zaprasza bliskich na spotkanie wspomnieniowe w biurze. To dobry moment na przekazanie rzeczy osobistych, jeśli nie zrobiono tego wcześniej. Szczegóły dotyczące spraw kadrowych i organizacji pożegnania pracownika w firmie opisaliśmy w oddzielnym tekście.
