Gdy umiera pracownik: zadania firmy w pierwszych tygodniach
Śmierć pracownika uruchamia w firmie sprawy kadrowe, płacowe i organizacyjne, a jednocześnie wymaga taktu wobec rodziny i zespołu. Tekst porządkuje, czym zajmuje się dział kadr, kto w firmie kontaktuje się z bliskimi i jak przygotować udział współpracowników w pożegnaniu.
Informacja o śmierci pracownika zwykle trafia najpierw do bezpośredniego przełożonego, często telefonicznie od kogoś z rodziny. Od tej chwili dobrze, żeby w firmie była jedna osoba odpowiedzialna za kontakt z bliskimi. Najczęściej jest to ktoś z działu kadr albo przełożony, który znał zmarłego. Rodzina w tym czasie organizuje pogrzeb i załatwia sprawy w urzędach, dlatego każdy dodatkowy telefon z firmy z innym pytaniem jest dla niej obciążeniem.
Sprawy kadrowe i płacowe
Umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracownika. Firma nie wypowiada jej ani nie rozwiązuje, tylko odnotowuje wygaśnięcie w dokumentacji. Do zamknięcia spraw kadrowych zwykle potrzebny jest odpis aktu zgonu, o który kadry proszą rodzinę w jednej wiadomości, razem z pozostałymi pytaniami.
Dział kadr i płac ma w tym okresie kilka zadań:
- rozliczenie wynagrodzenia za przepracowany czas i innych należności ze stosunku pracy,
- ustalenie, kto z rodziny jest uprawniony do tych należności oraz do odprawy pośmiertnej przewidzianej w kodeksie pracy,
- wyrejestrowanie zmarłego z ubezpieczeń w ZUS i zamknięcie zgłoszeń w innych systemach, na przykład w programie emerytalnym czy ubezpieczeniu grupowym,
- przekazanie dokumentów, o które rodzina poprosi, na przykład zaświadczenia o zatrudnieniu.
Krąg osób uprawnionych do należności po zmarłym pracowniku określają przepisy prawa pracy, a nie wola rodziny. Kadry nie powinny wypłacać pieniędzy osobie, która zgłosi się jako pierwsza, zanim sprawdzą jej uprawnienie na podstawie dokumentów. W razie wątpliwości firma może poprosić o wsparcie prawnika albo doradcę kadrowego.
Jeśli koszty pogrzebu częściowo lub w całości pokrywa pracodawca, dział kadr powinien wcześniej sprawdzić w ZUS, kto i na jakich warunkach może wtedy wystąpić o zasiłek pogrzebowy. Rodzina powinna wiedzieć o takiej decyzji firmy przed złożeniem własnego wniosku.
Rzeczy osobiste, sprzęt i dostęp do systemów
Na biurku i w szafce zmarłego zostają zwykle rzeczy prywatne: zdjęcia, kubek, dokumenty, czasem klucze. Najlepiej spakować je w obecności dwóch osób, sporządzić krótką listę i ustalić z rodziną, czy odbierze je osobiście, czy firma ma je dostarczyć.
Laptop, telefon służbowy i karty dostępu wracają do działu IT. Skrzynka pocztowa i konta zmarłego pracownika zawierają dane firmy i klientów, więc rodzina nie dostaje do nich dostępu. Dział IT ustawia automatyczną odpowiedź z kontaktem do osoby, która przejmuje sprawy, a klienci i partnerzy dowiadują się o zmianie od przełożonego, w krótkiej i rzeczowej wiadomości.
Jak przekazać informację zespołowi
Zanim firma ogłosi wiadomość szerzej, warto zapytać rodzinę, jakie informacje może przekazać. Niektóre rodziny nie chcą, żeby w firmie mówiono o przyczynie śmierci, inne proszą o podanie daty i miejsca pogrzebu wszystkim chętnym.
Najbliższy zespół dowiaduje się o śmierci na krótkim spotkaniu od przełożonego, a nie z maila do całej organizacji. Reszta firmy dostaje potem pisemną informację z danymi uzgodnionymi z rodziną. Jeśli firma publikuje nekrolog w prasie albo w intranecie, treść i podpis również ustala się z bliskimi.
Udział firmy w pożegnaniu
O formie pogrzebu decyduje rodzina. Firma może zaproponować pomoc, ale nie powinna przejmować inicjatywy. Najczęściej pracodawca organizuje udział delegacji współpracowników, zamawia wieniec lub wiązankę z szarfą i ustala z przełożonymi, kto może tego dnia wyjść z pracy wcześniej.
Część rodzin chce, żeby współpracownicy mogli pożegnać zmarłego przed ceremonią, w spokojniejszych warunkach niż na cmentarzu. Taką możliwość daje sala pożegnań, w której bliscy i zaproszone osoby gromadzą się przy trumnie lub urnie przed wyprowadzeniem. O godzinach i liczbie osób rozmawia się z rodziną, bo to ona ustala szczegóły z zakładem pogrzebowym.
Jeśli firma chce pomóc rodzinie w organizacji pogrzebu, najlepiej zapytać wprost, w czym ta pomoc jest potrzebna, i wyznaczyć do tego jedną osobę. Rodzina wtedy wie, z kim rozmawiać, a ustalenia z zakładem pogrzebowym nie rozchodzą się między kilku rozmówców.
Gdy rodzina prosi firmę o pomoc w kontakcie z zakładem pogrzebowym, warto przekazać jej dane sprawdzonego wykonawcy działającego w mieście, w którym odbędzie się pogrzeb. W stolicy taką pomoc zapewnia na przykład dom pogrzebowy w Warszawie prowadzący biuro całodobowo.
Pierwsze tygodnie po pogrzebie
Po pogrzebie w zespole zostaje nieobsadzone stanowisko i obowiązki, które ktoś musi przejąć. Przełożony powinien rozdzielić je na piśmie i na określony czas, zamiast liczyć na to, że zespół sam się zorganizuje. Rekrutację na miejsce zmarłego lepiej ogłosić po kilku tygodniach i poinformować o niej zespół przed publikacją ogłoszenia.
Warto też pamiętać o osobach, które były ze zmarłym blisko. Rozmowa z przełożonym, możliwość wzięcia kilku dni urlopu albo informacja o programie wsparcia psychologicznego, jeśli firma go prowadzi, zwykle wystarczają, żeby nikt nie został z tą sytuacją sam.
Najczęstsze pytania
Czy firma musi zawiadomić ZUS o śmierci pracownika?
Pracodawca wyrejestrowuje zmarłego pracownika z ubezpieczeń, tak jak przy każdym ustaniu zatrudnienia. Szczegóły dotyczące formularzy i terminów podaje ZUS albo program kadrowo-płacowy używany w firmie.
Czy pracodawca może sam zorganizować pogrzeb pracownika?
Pogrzeb organizuje rodzina. Pracodawca może to zrobić wtedy, gdy rodzina go o to poprosi albo gdy zmarły nie miał bliskich. W takich sytuacjach najpierw trzeba porozmawiać z zakładem pogrzebowym o formalnościach.
Komu wypłacić zaległe wynagrodzenie zmarłego?
Osobie uprawnionej według przepisów prawa pracy, ustalonej na podstawie dokumentów. Jeśli kadry nie są pewne, kto jest uprawniony, powinny wstrzymać wypłatę do wyjaśnienia sprawy.
