Gdzie firma trzyma swoje decyzje środowiskowe
Tekst opisuje, jak uporządkować w firmie dokumenty środowiskowe: decyzje, zgłoszenia, sprawozdania i wyniki pomiarów. Pokazuje układ teczki, który ułatwia pracę przy kontroli, zmianie pracownika i planowaniu inwestycji.
W wielu zakładach decyzje administracyjne leżą w kilku miejscach jednocześnie. Pozwolenie na emisję jest w sekretariacie, wyniki pomiarów u kierownika produkcji, a potwierdzenia sprawozdań w skrzynce mailowej osoby, która je wysyłała. Dopóki nic się nie dzieje, ten stan nikomu nie przeszkadza. Problem pojawia się przy kontroli, audycie klienta albo przy rozbudowie zakładu, gdy trzeba szybko ustalić, co firma ma, a czego jej brakuje.
Układ teczki według tematów
Najprościej podzielić dokumenty według obszarów, których dotyczą:
- powietrze: pozwolenia lub zgłoszenia instalacji, wyniki pomiarów emisji, raporty do KOBIZE,
- woda i ścieki: pozwolenia wodnoprawne, zgłoszenia, umowy z odbiorcą ścieków, protokoły przeglądów separatorów,
- odpady: wpis do rejestru BDO, decyzje odpadowe, roczne sprawozdania,
- hałas: wyniki pomiarów i ewentualne decyzje dotyczące dopuszczalnego poziomu,
- opłaty: wykazy i potwierdzenia przekazania do marszałka województwa.
W każdym obszarze dokumenty układa się od najnowszego. Na pierwszej stronie dobrze jest umieścić spis z datą wydania i datą ważności każdej decyzji.
Wersja papierowa i elektroniczna
Część dokumentów firma otrzymuje w formie papierowej, część elektronicznie. Wygodne jest prowadzenie obu wersji równolegle: oryginały w segregatorze, skany w folderze sieciowym o tym samym układzie. Dostęp do folderu powinny mieć osoby, które przygotowują sprawozdania, i zarząd. Przy dokumentach elektronicznych z podpisem kwalifikowanym trzeba zachować oryginalny plik, a nie tylko jego wydruk.
Kto ma dostęp i kto odpowiada za teczkę
Teczka powinna mieć jednego opiekuna, który dokłada nowe dokumenty i aktualizuje spis. W firmie produkcyjnej może to być specjalista BHP, kierownik techniczny albo osoba z administracji. Pozostali pracownicy, którzy korzystają z dokumentów, odkładają je na miejsce i informują opiekuna o nowych pismach z urzędów.
Przy zmianie opiekuna dobrze jest przekazać teczkę protokołem, w którym wymienia się sprawy w toku: złożone wnioski, oczekiwane decyzje, terminy najbliższych sprawozdań. Nowa osoba od pierwszego dnia wie wtedy, czym zająć się w pierwszej kolejności.
Kalendarz obowiązków
Teczka z decyzjami pokazuje, co firma posiada. Do planowania pracy potrzebny jest jeszcze kalendarz, w którym zapisuje się terminy sprawozdań, pomiarów okresowych i końca ważności decyzji. Przy każdym terminie wpisuje się osobę odpowiedzialną. Taki kalendarz przydaje się szczególnie wtedy, gdy firma porządkuje sprawy po kontroli, co opisuje artykuł o tym, jak przebiega realizacja zaleceń po kontroli środowiskowej.
Przegląd teczki raz w roku
Zakład zmienia się z czasem: dochodzą nowe maszyny, zmieniają się surowce, firma przejmuje sąsiednią działkę. Raz w roku osoba odpowiedzialna za sprawy środowiskowe powinna porównać zawartość teczki z faktycznym stanem zakładu. Jeżeli opis instalacji w decyzji nie odpowiada temu, co pracuje na hali, jest to sygnał do konsultacji ze specjalistą, zanim zrobi to inspektor. Wynik przeglądu warto zapisać w krótkiej notatce i przekazać zarządowi razem z listą działań na kolejny rok.
