Po kontroli inspekcji ochrony środowiska
Tekst opisuje, jak firma produkcyjna lub usługowa organizuje wykonanie zaleceń wydanych po kontroli inspekcji ochrony środowiska. Czytelnik dowie się, kto w zakładzie powinien prowadzić tę sprawę, jakie dokumenty przygotować i jak rozplanować prace, żeby zmieścić się w terminie wskazanym przez organ.
Kontrola w zakładzie kończy się protokołem, a gdy inspektor stwierdzi nieprawidłowości, firma otrzymuje zarządzenie pokontrolne. W wielu przedsiębiorstwach w tym momencie zaczyna się szukanie osoby, która zna wszystkie decyzje środowiskowe zakładu i wie, gdzie leżą sprawozdania z ostatnich lat. Im szybciej zarząd przypisze tę sprawę konkretnej osobie, tym więcej czasu zostaje na samą pracę.
Kto prowadzi sprawę w firmie
Zarządzenie pokontrolne jest adresowane do firmy, ale wykonują je ludzie z kilku działów. Kierownik produkcji odpowiada za instalacje, dział techniczny za urządzenia ochronne, księgowość za dane do opłat, a magazyn za ewidencję odpadów. Bez koordynatora każdy dział zajmuje się tylko swoją częścią i nikt nie widzi całości.
Dlatego pierwszą decyzją zarządu powinno być wyznaczenie jednej osoby, która:
- rozpisuje każdy punkt zarządzenia na konkretne zadania,
- przypisuje zadania działom i ustala daty pośrednie,
- zbiera dowody wykonania, czyli dokumenty, protokoły i zdjęcia,
- przygotowuje odpowiedź dla organu i pilnuje terminu jej wysłania.
W mniejszych firmach rolę koordynatora pełni często właściciel albo specjalista BHP. Ważne, żeby miał on dostęp do decyzji administracyjnych zakładu i upoważnienie do zlecania prac zewnętrznym wykonawcom.
Rodzaje zaleceń i ich czasochłonność
Zalecenia po kontroli różnią się zakresem pracy. Część z nich firma wykonuje we własnym zakresie w ciągu kilku dni, inne wymagają zlecenia pomiarów, opracowania dokumentacji albo złożenia wniosku w urzędzie. Przy planowaniu harmonogramu pomaga prosty podział.
| Typ zalecenia | Przykład | Kto zwykle wykonuje |
|---|---|---|
| Porządkowe | uzupełnienie ewidencji odpadów w BDO, oznakowanie miejsc magazynowania | pracownicy firmy |
| Sprawozdawcze | korekta sprawozdania o opłatach, uzupełnienie raportu do KOBIZE | osoba prowadząca sprawozdawczość lub doradca zewnętrzny |
| Pomiarowe | wykonanie zaległych pomiarów emisji lub hałasu | laboratorium lub firma pomiarowa |
| Formalnoprawne | uzyskanie brakującego pozwolenia lub zgłoszenia instalacji | doradca środowiskowy we współpracy z firmą |
Najwięcej czasu zajmują zalecenia formalnoprawne. Przygotowanie wniosku o pozwolenie wymaga danych o instalacji, często także pomiarów lub obliczeń, a potem postępowania w urzędzie, na którego długość firma nie ma wpływu. Takie zadania koordynator powinien uruchomić w pierwszym tygodniu.
Dokumenty, które trzeba zebrać na start
Zanim firma zacznie poprawiać poszczególne punkty, potrzebuje kompletu dokumentów, na których pracowała inspekcja. W praktyce są to protokół kontroli z załącznikami, samo zarządzenie pokontrolne, obowiązujące decyzje środowiskowe zakładu, ostatnie sprawozdania i wyniki pomiarów. Dobrze jest skopiować je do jednego folderu, do którego dostęp mają wszystkie osoby zaangażowane w sprawę.
Przy porównaniu protokołu z decyzjami często okazuje się, że część uwag wynika z niezgłoszonych zmian w zakładzie, na przykład z nowej linii produkcyjnej albo zmiany surowców. Taka obserwacja pomaga ustalić, czy wystarczy poprawić dokumenty, czy trzeba zaktualizować decyzję.
Udział zewnętrznego doradcy
Firmy, które nie zatrudniają specjalisty ds. ochrony środowiska, zwykle zlecają część zadań na zewnątrz. Doradca analizuje protokół, ocenia, które zalecenia wymagają pomiarów albo nowych wniosków, i przygotowuje dokumentację. Zakres takiej pomocy opisuje na przykład realizacja zarządzeń pokontrolnych, obejmująca sprawy emisji, odpadów, wód i ścieków oraz sprawozdawczości.
Przy zlecaniu prac zewnętrznych koordynator po stronie firmy nadal jest potrzebny. To on dostarcza dane o zakładzie, udostępnia teren do pomiarów i zatwierdza dokumenty przed ich wysłaniem. Firmy szukające stałego partnera w tych sprawach korzystają z usług, jakie obejmuje doradztwo w zakresie ochrony środowiska prowadzone dla zakładów z różnych branż.
Odpowiedź dla organu i dalsze kroki
Po wykonaniu zaleceń firma informuje organ, w jaki sposób je zrealizowała. Odpowiedź powinna odnosić się osobno do kolejnych punktów zarządzenia i wskazywać dowód wykonania, na przykład numer sprawozdania, datę pomiaru albo sygnaturę złożonego wniosku. Jeżeli wykonanie któregoś zalecenia zależy od decyzji urzędu i wykracza poza termin, firma opisuje, na jakim etapie jest sprawa.
Po zamknięciu sprawy koordynator może przenieść rozpisane zadania do stałego kalendarza zakładu. Terminy sprawozdań, pomiarów okresowych i ważności decyzji zapisane w jednym miejscu ograniczają ryzyko, że podobne uwagi pojawią się przy kolejnej kontroli.
Najczęstsze pytania
Czy można nie zgodzić się z ustaleniami protokołu?
Przedstawiciel firmy może wnieść uwagi do protokołu przed jego podpisaniem. Szczegółowy tryb i terminy opisuje pouczenie dołączone do protokołu, dlatego warto przeczytać je od razu po zakończeniu kontroli.
Kto w firmie powinien podpisać odpowiedź na zarządzenie?
Odpowiedź podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania firmy albo pełnomocnik. Merytorycznie przygotowuje ją koordynator, który zbierał dowody wykonania zaleceń.
Czy zewnętrzny doradca może kontaktować się z urzędem w imieniu firmy?
Tak, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez firmę. Zakres pełnomocnictwa dobrze jest określić w umowie, żeby było jasne, które pisma doradca składa samodzielnie.
