Recepcja to miejsce pracy i miejsce oczekiwania
Recepcja w biurze obsługuje jednocześnie gości, kurierów i pracowników, a jej układ często wynika z przypadku. Poniżej opisujemy, jak zaplanować tę przestrzeń tak, żeby gość wiedział, gdzie podejść i gdzie usiąść, a osoba za ladą mogła spokojnie pracować.
Co gość widzi zaraz po wejściu
Osoba, która pierwszy raz wchodzi do biura, szuka trzech informacji: czy trafiła do właściwej firmy, do kogo podejść i gdzie może poczekać. Pierwszą odpowiedź daje nazwa albo logo firmy na ścianie naprzeciwko wejścia lub za ladą. Drugą odpowiedź daje lada ustawiona w linii wzroku od drzwi. Trzecią odpowiedź daje strefa z krzesłami, widoczna z miejsca przy ladzie.
Jeśli któregoś z tych elementów brakuje, gość zatrzymuje się w drzwiach i pyta pierwszą napotkaną osobę. W biurach z wieloma firmami na jednym piętrze to częsta sytuacja.
Lada i strefa oczekiwania
Lada powinna mieć dwie wysokości: wyższą część, przy której gość podpisuje dokument na stojąco, i niższe stanowisko pracy recepcjonisty z miejscem na monitor. Strefa oczekiwania stoi na tyle daleko, żeby rozmowa przy ladzie nie była słyszana z krzeseł, ale na tyle blisko, żeby gość widział, kiedy ktoś po niego przyjdzie.
W strefie oczekiwania przydaje się stolik na dokumenty, wieszak albo szafa na okrycia i dostęp do gniazdka. Goście często ładują telefon, czekając na spotkanie.
Światło i hałas
Recepcja bez okna wymaga jaśniejszego oświetlenia ogólnego i osobnej lampy nad ladą. Gdy ściana za ladą ma grafikę albo logo, warto doświetlić ją oddzielnie, bo w innym wypadku w godzinach popołudniowych wygląda na ciemniejszą niż w projekcie.
Twarde powierzchnie, czyli szkło, kamień i gładkie ściany, odbijają dźwięk. W małej recepcji rozmowa telefoniczna przy ladzie jest wtedy słyszalna w całym pomieszczeniu. Pomagają miękkie siedziska, dywan w strefie oczekiwania i okładziny ścienne pochłaniające dźwięk.
Ściana za ladą
Ściana za recepcjonistą często pojawia się na zdjęciach z biura. Tu zwykle umieszcza się logo, grafikę związaną z branżą firmy albo mural. Zanim firma zamówi taką grafikę, musi ustalić wysokość lady i to, co będzie na niej stało, bo monitor albo drukarka potrafią zasłonić dolną część kompozycji. Szczegółowe ustalenia przed takim zamówieniem opisujemy w tekście o tym, jak zaplanować tapetę lub mural z identyfikacją marki w biurze.
Elementy recepcji i decyzje, które trzeba podjąć
Przy planowaniu recepcji pomaga zestawienie, w którym każdy element ma przypisane pytanie do rozstrzygnięcia przed zamówieniem mebli i wykończenia.
| Element | Pytanie do rozstrzygnięcia |
|---|---|
| Lada | Czy ma część na stojąco dla gości i osobne stanowisko pracy? |
| Strefa oczekiwania | Ile osób czeka jednocześnie w najbardziej ruchliwej godzinie? |
| Ściana za ladą | Co na niej będzie: logo, grafika, mural, i co ją zasłoni? |
| Oświetlenie | Czy ściana z grafiką ma osobne doświetlenie? |
| Przechowywanie | Gdzie trafiają paczki od kurierów do czasu odbioru? |
Ostatni wiersz bywa pomijany, a kartony odłożone przy ladzie szybko zasłaniają dolną część ściany i część strefy oczekiwania. Wystarczy szafka albo wydzielony regał w miejscu niewidocznym dla gości.
Utrzymanie na co dzień
Recepcja jest sprzątana codziennie, a ściany przy wejściu i przy ladzie brudzą się szybciej niż w pozostałych pomieszczeniach. Dlatego materiały wykończeniowe w tym miejscu dobiera się pod kątem mycia: zmywalne powłoki na ścianach, blat lady odporny na zarysowania, tapicerka siedzisk z możliwością czyszczenia. Instrukcję czyszczenia każdego z tych elementów warto przekazać firmie sprzątającej razem z kluczami do biura.
