Ewidencja narzędzi i materiałów w firmie wykonawczej
Gdzie jest teraz niwelator, który w zeszłym tygodniu pojechał na budowę przy szkole? Artykuł opisuje, jak firma budowlana lub serwisowa może prowadzić prostą ewidencję sprzętu i materiałów, aby kierownik odpowiadał na takie pytania bez obdzwaniania brygadzistów i nie kupował drugi raz rzeczy, która leży na innym placu robót.
W firmach wykonawczych narzędzia są codziennie przewożone między siedzibą, samochodami i kilkoma budowami jednocześnie. Brak ewidencji widać najczęściej przy rozliczaniu zlecenia. Ekipa zgłasza, że brakuje szlifierki albo agregatu, a nikt nie potrafi powiedzieć, czy sprzęt został na poprzedniej budowie, trafił do serwisu, czy zabrał go inny brygadzista. Zakup zastępczego urządzenia zamyka sprawę na dziś, ale po kilku miesiącach w magazynie leżą dwa takie same egzemplarze, a brakuje czegoś innego.
Co wpisać do rejestru
Rejestr nie musi być rozbudowany. W małej firmie wystarczy arkusz, w którym każda pozycja ma kilka stałych pól:
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| Nazwa i numer inwentarzowy | jednoznacznie odróżnia dwa takie same urządzenia |
| Aktualne miejsce | siedziba, samochód, konkretna budowa albo serwis |
| Osoba i data pobrania | wskazuje, kogo zapytać o sprzęt |
| Termin przeglądu | przypomina o kalibracji lub serwisie, jeżeli urządzenie go wymaga |
Materiały eksploatacyjne, takie jak tarcze, wiertła czy kleje, lepiej ewidencjonować zbiorczo, w ilościach, a nie sztuka po sztuce. Szczegółowy zapis ma sens przy sprzęcie, który ma wartość i numer seryjny.
Jedno miejsce wydawania sprzętu
Ewidencja działa tylko wtedy, gdy sprzęt jest wydawany i przyjmowany w jednym miejscu. W siedzibie może to być wydzielony magazyn, a na dłuższej budowie zamykane zaplecze, z którego korzysta cała ekipa. Firmy, które nie mają na placu robót budynku do dyspozycji, ustawiają tam zwykle kontener magazynowy jako dodatkowe miejsce na sprzęt i wyznaczają jedną osobę odpowiedzialną za klucze.
Osoba wydająca sprzęt musi mieć czas na odnotowanie każdego ruchu. Jeżeli brygadzista prowadzi jednocześnie prace i magazyn, wpisy uzupełnia na koniec tygodnia z pamięci, a wtedy rejestr szybko przestaje zgadzać się ze stanem faktycznym.
Przegląd stanu raz w miesiącu
Raz w miesiącu dobrze jest porównać zapis z tym, co faktycznie leży w magazynie, w samochodach i na budowach. Taki przegląd pokazuje sprzęt, który od dawna nie był używany i można go sprzedać, urządzenia wymagające naprawy oraz rzeczy, których stale brakuje i które trzeba dokupić. Przy okazji łatwo wychwycić narzędzia, których termin przeglądu właśnie mija.
Wyniki przeglądu przydają się przy planowaniu zakupów na kolejny sezon. Zamiast kupować na podstawie zgłoszeń z jednej budowy, firma widzi, ile egzemplarzy danego sprzętu pracuje równocześnie i czy przy większej liczbie zleceń lepiej dokupić urządzenie, czy wynająć je na czas największego obciążenia.
Narzędzia do prowadzenia ewidencji
Na początek wystarcza wspólny arkusz kalkulacyjny dostępny z telefonu. Gdy sprzętu przybywa, firmy przechodzą na aplikacje magazynowe z kodami kreskowymi lub QR naklejanymi na urządzenia. Pracownik skanuje kod przy pobraniu i zwrocie, a system sam zapisuje datę i osobę. Niezależnie od narzędzia zasada pozostaje ta sama: każdy ruch sprzętu zostaje zapisany w chwili, gdy się odbywa, a nie później.
