Protokół kontroli jako lista zadań
Artykuł pokazuje, jak przeczytać protokół z kontroli środowiskowej w zakładzie i zamienić jego ustalenia na zadania dla poszczególnych działów. Z tekstu wynika też, jakie informacje z protokołu przydają się później przy planowaniu budżetu i kolejnych pomiarów.
Protokół z kontroli ma zwykle kilkanaście stron i opisuje stan zakładu w dniu wizyty inspektora. Dla zarządu najważniejsza jest jego część z ustaleniami, ale opis instalacji i lista sprawdzonych dokumentów też niosą informacje, które firma wykorzysta przy porządkowaniu swoich spraw.
Z jakich części składa się protokół
Układ protokołu zależy od zakresu kontroli, ale najczęściej obejmuje on:
- dane firmy i osób obecnych przy kontroli,
- opis działalności i instalacji, które inspektor obejrzał,
- wykaz dokumentów przedstawionych w trakcie kontroli,
- ustalenia, w tym opis stwierdzonych nieprawidłowości,
- załączniki, na przykład kopie dokumentów albo zdjęcia.
Opis instalacji warto porównać z tym, co jest zapisane w decyzjach zakładu. Różnice w liczbie emitorów, rodzaju surowców albo czasie pracy urządzeń wskazują miejsca, w których dokumentacja nie nadąża za zmianami w produkcji.
Rozpisanie ustaleń na działy
Każde ustalenie z protokołu dobrze jest przepisać do tabeli z czterema kolumnami: treść uwagi, dział odpowiedzialny, potrzebny wykonawca zewnętrzny i planowana data. Taka tabela pozwala zarządowi zobaczyć, które sprawy firma zamknie sama, a które wymagają zamówienia usługi.
| Obszar uwagi | Dział w firmie |
|---|---|
| Ewidencja i magazynowanie odpadów | magazyn, logistyka |
| Emisje z instalacji, urządzenia oczyszczające | produkcja, utrzymanie ruchu |
| Ścieki i wody opadowe | dział techniczny, administracja terenu |
| Sprawozdania i opłaty | księgowość, osoba prowadząca sprawozdawczość |
Uwagi, których nie ma w części z ustaleniami
Inspektor opisuje w protokole także dokumenty, które firma przedstawiła, i te, o które prosił, a których nie otrzymał od razu. Taka adnotacja nie musi oznaczać nieprawidłowości, ale pokazuje, które dokumenty trudno było znaleźć w dniu kontroli. Lista ta jest dobrą podstawą do uporządkowania archiwum zakładu.
Warto też zwrócić uwagę na opis rozmów z pracownikami. Jeżeli osoba z magazynu nie potrafiła wskazać, gdzie prowadzi się ewidencję odpadów, sprawa dotyczy organizacji pracy, a nie tylko dokumentów. Zarząd może wtedy zaplanować krótkie szkolenie albo przypisać obowiązek innej osobie.
Koszty, które wynikają z ustaleń
Część uwag wymaga wydatków: pomiarów wykonywanych przez laboratorium, opracowania dokumentacji, naprawy lub wymiany urządzeń. Dział finansowy powinien dostać listę takich pozycji od razu po rozpisaniu protokołu, bo zamówienie usług zewnętrznych wymaga zwykle akceptacji budżetu. Opis organizacji tych prac w całej firmie zawiera tekst o tym, jak przebiega wykonanie zaleceń pokontrolnych w firmie.
Archiwizacja protokołu
Protokół wraz z odpowiedzią firmy i dowodami wykonania zaleceń trzeba przechowywać razem z decyzjami środowiskowymi zakładu. Przy kolejnej kontroli inspektor może sprawdzić, czy wcześniejsze uwagi zostały usunięte. Kompletna teczka z poprzedniej sprawy skraca też czas przygotowania do audytu klienta albo do rozmów z kupcem, gdy właściciel planuje sprzedaż zakładu.
Dobrą praktyką jest dopisanie do teczki krótkiej notatki: kto prowadził sprawę, jakie usługi zamówiono i u kogo. Gdy osoba odpowiedzialna zmieni pracę, jej następca nie musi odtwarzać przebiegu sprawy z korespondencji mailowej.
