Umowa serwisowa jako osobny dokument
Umowa serwisowa na klimatyzację to dokument, który określa, kto, kiedy i w jakim zakresie dba o urządzenia po ich montażu. Tekst wyjaśnia, jakie zapisy powinna zawierać, żeby administracja biura nie musiała każdorazowo ustalać warunków z serwisantem.
W wielu firmach klimatyzacja działa przez pierwszy sezon bez żadnej opieki, a problem pojawia się dopiero przy pierwszej awarii albo nieprzyjemnym zapachu z nawiewu. Wtedy okazuje się, że nikt nie wie, kiedy był ostatni przegląd i czy gwarancja producenta nadal obowiązuje. Umowa serwisowa porządkuje te sprawy z góry i daje firmie jeden punkt kontaktu w sprawie urządzeń.
Zakres przeglądu
Podstawą umowy jest opis tego, co serwisant robi podczas każdej wizyty. Ogólne sformułowanie „przegląd klimatyzacji” nie wystarczy, bo każda firma serwisowa może je rozumieć inaczej. W umowie dobrze jest wymienić konkretne czynności, na przykład:
- czyszczenie lub wymiana filtrów w jednostkach wewnętrznych,
- czyszczenie wymienników i tacy skroplin oraz sprawdzenie odpływu,
- kontrola pracy jednostki zewnętrznej i jej mocowania,
- sprawdzenie szczelności instalacji i parametrów pracy.
Po każdej wizycie serwisant powinien zostawić protokół z opisem wykonanych czynności i zauważonych usterek. Taki dokument przydaje się przy zgłoszeniu reklamacji do producenta i przy planowaniu wymiany zużytych urządzeń.
Częstotliwość wizyt
Producenci urządzeń określają w kartach gwarancyjnych, jak często trzeba wykonywać przeglądy. Biuro, w którym klimatyzacja pracuje także zimą w trybie grzania, zwykle potrzebuje częstszych wizyt niż pomieszczenie używane tylko w upały. Na częstotliwość wpływa też zapylenie: lokal przy ruchliwej ulicy albo obok magazynu szybciej brudzi filtry. Umowa może więc przewidywać inny harmonogram dla różnych części biura.
Czas reakcji na awarię
Drugą ważną częścią umowy jest tryb zgłaszania awarii. Zapis powinien określać, jak zgłasza się usterkę, w jakim czasie serwisant oddzwania i w jakim czasie przyjeżdża. Nie każde pomieszczenie wymaga tej samej szybkości.
| Pomieszczenie | Priorytet zgłoszenia |
|---|---|
| Serwerownia, pomieszczenie z urządzeniami pracującymi całą dobę | najwyższy, z dojazdem także poza godzinami pracy |
| Sala sprzedaży, recepcja, sala konferencyjna | wysoki, w godzinach otwarcia |
| Pokoje biurowe | standardowy, w kolejnym dniu roboczym |
Zróżnicowanie priorytetów obniża koszt umowy, bo firma nie płaci za całodobową gotowość serwisu tam, gdzie nie jest ona potrzebna.
Koszty i rozliczenie
Firmy serwisowe stosują zwykle dwa modele: stałą opłatę za określoną liczbę przeglądów w roku albo rozliczenie każdej wizyty osobno. Przy stałej opłacie umowa powinna wyjaśniać, czy części zamienne i dojazd są wliczone w cenę. Jeśli klimatyzacja jest finansowana ratami, dobrze jest dopasować okres umowy serwisowej do okresu spłaty, co opisuje artykuł o tym, jak przygotować leasing klimatyzacji w firmie.
Kto po stronie firmy pilnuje umowy
W umowie należy wskazać osobę kontaktową po stronie firmy, na przykład office managera albo administratora budynku. Ta osoba przyjmuje serwisanta, podpisuje protokoły i przechowuje dokumentację. Dzięki temu informacje o stanie urządzeń nie znikają przy zmianie pracowników, a przy kolejnym wyborze firmy serwisowej organizacja ma pełną historię przeglądów. Wygodnym rozwiązaniem jest prosty rejestr, w którym przy każdym urządzeniu zapisuje się datę przeglądu, numer protokołu i zalecenia serwisanta.
