Stare meble biurowe po zmianie aranżacji: sprzedaż, przekazanie czy utylizacja

Co zrobić z wyposażeniem po zmianie układu biura

Co firma ma zrobić z biurkami, szafami i krzesłami, które po zmianie aranżacji biura przestają pasować do nowego układu? Poniżej opisujemy trzy drogi: sprzedaż, przekazanie i oddanie do zagospodarowania, oraz to, od czego zależy wybór między nimi.

Zmiana układu biura zwykle wynika z innej organizacji pracy: część stanowisk zamienia się w salki do rozmów, pojawiają się biurka z regulacją wysokości, a szafy na dokumenty ustępują miejsca szafkom na rzeczy pracowników. Stare wyposażenie zajmuje wtedy miejsce w magazynie lub piwnicy, a decyzja, co z nim zrobić, odkłada się z miesiąca na miesiąc.

Przegląd i spis wyposażenia

Pierwszym krokiem jest spis. Administrator biura dzieli meble na trzy grupy: sprawne i kompletne, sprawne z drobnymi usterkami oraz zniszczone. Przy każdej pozycji dobrze jest zanotować, czy figuruje w ewidencji środków trwałych lub wyposażenia, bo jej sprzedaż, przekazanie albo likwidacja wymaga wtedy udokumentowania w księgach. Szczegóły takiego rozliczenia firma omawia ze swoją księgowością.

Sprzedaż i przekazanie

Sprawne meble biurowe można sprzedać firmom, które skupują używane wyposażenie, albo wystawić na portalach z ogłoszeniami. Przy większej liczbie jednakowych biurek lub szaf odbiorca zwykle przyjeżdża po całą partię, co skraca czas opróżniania pomieszczeń.

Drugą możliwością jest przekazanie wyposażenia szkołom, organizacjom pozarządowym lub innym oddziałom tej samej firmy. Przed przekazaniem trzeba sprawdzić, czy odbiorca ma transport i miejsce na meble, i ustalić termin odbioru przed rozpoczęciem prac w biurze.

Wyposażenie do oddania jako odpad

Meble zniszczone lub niekompletne trafiają do odpadów. Ich rodzaj ma znaczenie przy zamawianiu kontenera:

• meble z płyt i drewna oraz drewniane skrzynie można oddać jako odpady drewniane lub wielkogabarytowe,
• krzesła obrotowe z metalowymi elementami i tapicerką zwykle trafiają do odpadów wielkogabarytowych,
• niszczarki, monitory, drukarki i lampy to zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny, który oddaje się osobno, poza kontenerem.

Jeśli zmiana układu biura odbywa się razem z większymi pracami w budynku, wyposażenie dobrze jest dołączyć do ogólnego planu odbioru odpadów. Opis takiego planu dla obiektów magazynowych zawiera tekst o tym, jak wygląda planowanie odbioru odpadów przy przebudowie magazynu.

Dokumenty i dane w meblach

Przed wydaniem szaf i kontenerów biurowych trzeba sprawdzić ich zawartość. W szufladach zostają segregatory, wydruki z danymi klientów i pracowników, a czasem nośniki danych. Dokumenty, których firma nie musi przechowywać, przekazuje się do niszczenia firmie, która wystawia potwierdzenie zniszczenia, a dokumenty archiwalne przenosi się do archiwum przed demontażem mebli.

Jedna osoba odpowiedzialna za demontaż

Przy opróżnianiu biura pracownicy działów, firma meblarska, kupujący używane wyposażenie i ekipa remontowa pojawiają się w budynku w różnych terminach. Jeśli każdy z nich ustala szczegóły z inną osobą, łatwo o sytuację, w której meble przeznaczone do sprzedaży trafiają do kontenera, a kontener czeka na placu dłużej, niż zakładała umowa. Dlatego całość prowadzi jedna osoba, zwykle administrator biura lub kierownik obiektu, która ma spis wyposażenia i harmonogram odbiorów.

Kolejność działań

Najmniej kosztuje taka kolejność, w której kontener zamawia się na samym końcu. Najpierw powstaje spis wyposażenia i podział na grupy, potem pracownicy opróżniają szafy i szuflady, a dokumenty trafiają do archiwum lub do zniszczenia. Następnie firma sprzedaje lub przekazuje sprawne meble i oddaje zużyty sprzęt elektroniczny. Dopiero wtedy wiadomo, ile mebli zniszczonych i odpadów z demontażu zostało do wywozu.

Do kontenera trafiają wtedy tylko rzeczy, których nikt nie przejmie, a firma płaci za wywóz mniejszej ilości odpadów.