Rozmowy na stoisku, które nie trafiają do sprzedaży
Po targach zespół często wraca z wizytówkami bez notatek i z ogólnym wrażeniem, że ruch był duży. Ten tekst opisuje, jak przed wyjazdem ustalić role, sposób zapisywania kontaktów i termin pierwszego kontaktu po targach, żeby rozmowy ze stoiska dało się przekazać do działu sprzedaży.
Najczęstsza przyczyna jest prosta: w dniu targów nikt nie ma czasu na notatki, a każdy liczy, że zapamięta, o czym rozmawiał. Po trzech dniach na hali i powrocie do biura szczegóły się mieszają. Wizytówka bez dopisku nie mówi, czy rozmówca szukał dostawcy na już, czy tylko zbierał informacje.
Podział ról przed otwarciem hali
Na stoisku dobrze działa podział na trzy zadania. Jedna osoba zaczepia przechodzących i krótko pyta, czego szukają. Druga prowadzi rozmowy merytoryczne i umówione spotkania. Trzecia zapisuje kontakty i pilnuje kalendarza. W małym zespole jedna osoba może łączyć dwie role, ale ktoś musi odpowiadać za zapisywanie.
Jeśli na stoisku działa bar z napojami, barman też ma swoją rolę w tym układzie. Gość czeka na napój kilka minut i w tym czasie może rozmawiać z kimś z zespołu. O tym, jak to zaplanować, piszemy w tekście o tym, co ustalić z wykonawcą baru na stoisku targowym.
Prosty formularz zamiast wizytówek luzem
Formularz kontaktu powinien mieć kilka pól, które da się wypełnić w trakcie rozmowy albo zaraz po niej:
- imię, nazwisko, firma i stanowisko rozmówcy,
- czego szuka i w jakim terminie,
- co mu obiecano: oferta, próbka, telefon, spotkanie.
Może to być arkusz na tablecie, aplikacja do skanowania wizytówek albo papierowy notes z gotowymi rubrykami. Narzędzie ma mniejsze znaczenie niż to, żeby wszyscy na stoisku używali tego samego. Wtedy po targach dane trafiają do jednej listy, a nie do kilku telefonów i kieszeni.
Jeśli formularz zbiera dane osobowe, firma przetwarza je tak samo jak inne dane klientów. Dział, który odpowiada za ochronę danych, powinien przejrzeć formularz przed targami.
Przed targami warto też przygotować dwie lub trzy wersje krótkiego pytania na otwarcie rozmowy, dopasowane do grup odwiedzających, na przykład do obecnych klientów, nowych firm z branży i studentów. Osoba przy wejściu na stoisko szybciej wtedy ocenia, z kim rozmawia, i kieruje gościa do właściwej osoby.
Ocena kontaktu na miejscu
Przy każdym kontakcie warto od razu dopisać prostą ocenę, na przykład w trzech kategoriach: gotowy do rozmowy o ofercie, zainteresowany w dłuższym terminie, kontakt informacyjny. Ta ocena decyduje o kolejności po powrocie. Handlowiec zaczyna od osób z pierwszej grupy, a kontakty informacyjne mogą trafić do newslettera, jeśli rozmówca się na to zgodził.
Pierwszy tydzień po targach
Najlepiej z góry zapisać w kalendarzu, kiedy zespół wysyła wiadomości po targach. Rozmówcy z pierwszej grupy powinni dostać wiadomość w ciągu kilku dni, póki pamiętają rozmowę i stoisko. Wiadomość nawiązuje do konkretnego tematu z rozmowy i zawiera to, co obiecano: ofertę, katalog albo propozycję terminu spotkania.
Po kilku tygodniach warto sprawdzić, ile kontaktów z targów przeszło do etapu oferty. Taka liczba, zestawiona z kosztem udziału, mówi więcej o sensie wyjazdu niż ogólne wrażenie z hali. Przy kolejnych targach te same dane pomagają zdecydować, czy zmienić miejsce stoiska, liczbę osób w zespole albo program na stoisku.
