Z czego składa się koszt udziału w targach
Z jakich pozycji składa się budżet udziału w targach, jeśli policzyć coś więcej niż opłatę za powierzchnię wystawienniczą? Poniżej opisujemy, jakie grupy kosztów uwzględnić w planie i które z nich warto zamówić wcześniej.
Najprościej rozpisać budżet w arkuszu z podziałem na kilka grup: koszty u organizatora, zabudowa stoiska, materiały i atrakcje, zespół oraz działania przed targami i po nich. Przy każdej pozycji dobrze jest zapisać termin zamówienia, bo część usług ma ograniczoną dostępność.
Opłaty u organizatora
Organizator targów pobiera opłatę za powierzchnię, a do niej często dochodzą opłaty rejestracyjne, wpis do katalogu, przyłącze prądu, wody lub internetu oraz identyfikatory dla zespołu. Cennik usług technicznych zwykle jest osobnym dokumentem. Trzeba go przeczytać przed zatwierdzeniem budżetu, bo media na stoisku zamawia się z wyprzedzeniem, a zamówienie złożone tuż przed targami bywa droższe.
Zabudowa i transport
Stoisko można wynająć w systemowej zabudowie od organizatora albo zamówić indywidualny projekt. Druga opcja daje więcej swobody, ale wymaga projektu, produkcji, transportu, montażu i demontażu. Jeśli firma jeździ na kilka targów w roku, może zapytać wykonawcę, czy elementy zabudowy da się przechować i użyć ponownie.
Do tej grupy należy też transport materiałów i produktów na wystawę oraz ich ubezpieczenie na czas targów.
Materiały, gadżety i atrakcje
Katalogi, ulotki, próbki i gadżety to pozycje, które łatwo zamówić w nadmiarze. Lepiej oszacować liczbę na podstawie poprzednich targów i odwiedzin stoiska niż zamawiać duży zapas bez takich danych.
Atrakcje na stoisku, takie jak bar z napojami, stanowisko kawowe czy pokaz produktu, warto wycenić razem z całą usługą: transportem, sprzętem, składnikami i obsługą. Przy barze trzeba też sprawdzić, czy jego potrzeby są ujęte w projekcie zabudowy i zamówieniu prądu. Lista ustaleń jest w tekście o tym, jak przygotować bar na stoisku targowym.
Rezerwa i terminy zamówień
W budżecie targów dobrze jest zostawić rezerwę na pozycje, które trudno przewidzieć w planie: dodatkowe przyłącze, wymianę uszkodzonego elementu zabudowy, dodruk materiałów czy nadbagaż przy transporcie. Wysokość rezerwy każda firma ustala według własnych doświadczeń z poprzednich wyjazdów.
Druga sprawa to kolejność zamówień. Powierzchnię wystawienniczą rezerwuje się najwcześniej, a zaraz po niej usługi, których dostępność jest ograniczona w okresie targowym: projekt i produkcję zabudowy, noclegi w pobliżu hali oraz wykonawców atrakcji na stoisku. Materiały drukowane i gadżety można zamówić później, gdy znany jest układ stoiska i program.
W arkuszu budżetu przydaje się kolumna z osobą odpowiedzialną za każdą pozycję. Gdy przygotowania trwają kilka miesięcy, łatwiej wtedy sprawdzić, czy zamówienie zostało złożone i czy faktura trafiła do księgowości.
Zespół i działania wokół targów
Koszt zespołu obejmuje noclegi, dojazdy i czas pracy osób, które przez kilka dni nie zajmują się bieżącymi obowiązkami. W budżecie trzeba ująć także działania przed targami, na przykład zaproszenia dla klientów i reklamę w mediach branżowych, oraz wysyłkę materiałów po targach.
Po zakończeniu wydarzenia ten sam arkusz służy do rozliczenia. Zestawienie planu z faktycznymi wydatkami pokazuje, które pozycje rosną z roku na rok i gdzie przy kolejnych targach można zamówić wcześniej albo zrezygnować z elementów, które nie przyniosły rozmów z klientami.
