Bar na stoisku targowym jako część planu wystawcy
Firmy, które zamawiają na targi mobilny bar z obsługą, często zostawiają ustalenia z wykonawcą na ostatni tydzień przed wyjazdem. Ten tekst porządkuje decyzje, które dział marketingu powinien podjąć wcześniej: cel baru, menu, miejsce na stoisku, logistykę i sposób rozliczenia.
Na hali wystawienniczej zwiedzający mijają wiele stoisk i przy większości z nich się nie zatrzymują. Bar z napojami daje im powód, żeby podejść i postać kilka minut. W tym czasie handlowiec może zacząć rozmowę. Z tego powodu bar planuje się razem z pracą zespołu na stoisku, a nie jako osobną atrakcję.
Najpierw cel, potem karta napojów
Przed pierwszą rozmową z wykonawcą warto zapisać jednym zdaniem, czemu bar ma służyć. Najczęściej spotykane cele to:
- zatrzymanie przy stoisku osób, które w innym wypadku przeszłyby obok,
- przyjęcie umówionych klientów i partnerów w spokojniejszej części stoiska,
- pokazanie marki: logo na kubkach, kolor napojów zgodny z identyfikacją wizualną.
Od celu zależy reszta. Bar, który ma przyciągać ruch, stoi przy przejściu i podaje napoje szybkie w przygotowaniu. Bar dla umówionych gości może stać w głębi, obok stolików, a karta może być krótsza i bardziej starannie dobrana.
Menu dopasowane do godzin i publiczności targów
Targi branżowe odbywają się zwykle w godzinach pracy, a większość odwiedzających przyjeżdża służbowo, często samochodem. Dlatego przy planowaniu karty dobrze sprawdzają się lemoniady, świeżo wyciskane soki, koktajle owocowe i koktajle bezalkoholowe, które wyglądają jak klasyczne drinki. Napoje z alkoholem, jeśli w ogóle się pojawiają, zwykle przenosi się na wieczorne spotkanie dla partnerów albo na ostatnie godziny dnia.
Zanim menu zostanie zamknięte, trzeba sprawdzić regulamin organizatora targów i obiektu. Hale wystawiennicze mają własne zasady dotyczące podawania jedzenia i napojów na stoiskach, a część z nich współpracuje z wyłącznym operatorem gastronomii. Wykonawca baru powinien znać te zasady przed wyceną, bo od nich zależy, co w ogóle można podać.
Miejsce, media i harmonogram montażu
Mobilny bar potrzebuje konkretnej przestrzeni: blatu do pracy, miejsca na zapas składników i dostępu do prądu. Te dane trzeba przekazać projektantowi stoiska, zanim zamówi się zabudowę. Dobry wykonawca baru zaczyna współpracę od oględzin miejsca albo od analizy planu hali i sam wskazuje, gdzie bar będzie działał sprawnie.
Druga sprawa to harmonogram. Organizatorzy targów wyznaczają godziny montażu i demontażu oraz zasady wjazdu dostawców na teren hali. Wykonawca, który przywozi bar własnym transportem, musi znać te godziny i mieć przepustki wjazdowe. Gdy montażem zajmuje się ta sama firma, która obsługuje bar, na stoisku pracuje jedna ekipa mniej.
W przypadku obsługi barmańskiej na targach w pakiecie mogą znaleźć się także stoliki i krzesła oraz materiały reklamowe wystawcy. Warto od razu ustalić, które elementy dostarcza wykonawca, a które firma przywozi sama.
Branding i rola barmana w rozmowie z klientem
Logo na kubkach i szklankach, front baru w kolorach firmy i napój nazwany od produktu wystawcy to elementy, które zwiedzający widzą przez cały czas, gdy czekają na swoją kolejkę. Projekty trzeba przekazać wykonawcy z wyprzedzeniem, bo wydruki i oklejenie baru wymagają czasu.
Barman na stoisku często rozmawia z większą liczbą osób niż handlowcy. Przed targami warto mu przekazać kilka zdań o firmie i ustalić prostą zasadę: gdy gość pyta o ofertę, barman wskazuje konkretnego handlowca. Tak samo trzeba ustalić, jak barman ma reagować, gdy przy barze ustawi się kolejka, a handlowcy są zajęci.
Przed targami siadamy z wystawcą i ustalamy, kto na stoisku przejmuje rozmowę, gdy gość dostanie już napój. Bar przyciąga ludzi, ale umowę podpisuje handlowiec, więc obie osoby muszą wiedzieć, kiedy jedna przekazuje gościa drugiej.
Wycena i rozliczenie bez niespodzianek
Zapytanie ofertowe do wykonawcy powinno zawierać nazwę i termin targów, godziny otwarcia dla zwiedzających, wymiary stoiska, przewidywany charakter menu i informację o brandingu. Na tej podstawie wykonawca przygotowuje pełną wycenę. Warto poprosić, żeby obejmowała transport, montaż i demontaż, składniki, naczynia oraz obsługę przez cały czas trwania targów albo do wskazanej godziny.
Jeśli firma rozważa kilku dostawców, porównanie ofert na tych samych założeniach jest prostsze. Pomaga też zapytać, jakie inne usługi wykonawca może połączyć w jednej umowie, na przykład baristę obok baru z sokami. Agencja barmańska, która ma w ofercie kilka rodzajów mobilnych barów, przygotuje taki zestaw w jednym zamówieniu.
Najczęstsze pytania
Ilu barmanów potrzeba na stoisku targowym?
To zależy od wielkości baru i przewidywanego ruchu. Wykonawca dobiera liczbę osób po rozmowie o stoisku i godzinach targów, dlatego te informacje warto podać już w zapytaniu.
Czy bar może działać tylko przez część dnia?
Tak. Bar można zamówić na cały czas trwania targów albo na wybrane godziny, na przykład na porę spotkań z kluczowymi klientami.
Czy na stoisku można podawać alkohol?
Decyduje o tym regulamin organizatora targów i obiektu. Sprawdź go przed zamówieniem baru i przekaż te zasady wykonawcy.
