Plan wydatków na sprężone powietrze w budżecie rocznym
Pod koniec roku działy utrzymania ruchu przygotowują budżet na kolejne dwanaście miesięcy. Ten tekst pokazuje, jak ująć w nim sprężone powietrze: jakie pozycje wpisać, skąd wziąć dane i jak oddzielić wydatki planowe od rezerwy na awarie.
Sprężarkownia rzadko ma w budżecie osobny wiersz. Koszty energii trafiają do rachunku za prąd całego zakładu, przeglądy do ogólnej puli usług serwisowych, a części do magazynu. W efekcie trudno ocenić, ile firma wydaje na samo sprężone powietrze i czy nadchodzi moment na wymianę maszyny.
Pozycje, które warto rozpisać osobno
Przejrzysty budżet sprężarkowni składa się z kilku grup wydatków:
- przeglądy okresowe sprężarek, osuszaczy i filtrów według zaleceń producentów,
- materiały eksploatacyjne: olej, filtry powietrza i oleju, separatory, wkłady filtrów liniowych,
- naprawy wynikające z wcześniejszych protokołów serwisowych,
- rezerwa na awarie nieplanowane,
- inwestycje, na przykład wymiana wyeksploatowanej maszyny albo rozbudowa uzdatniania.
Rozdzielenie tych pozycji pozwala porównać kolejne lata. Jeśli koszt napraw rośnie z roku na rok przy tej samej liczbie godzin pracy, zarząd ma podstawę, żeby ocenić, czy maszyna zbliża się do końca okresu ekonomicznego użytkowania.
Skąd wziąć dane do planu
Najlepszym źródłem są protokoły z dotychczasowych przeglądów i odczyty sterowników. Sterownik sprężarki pokazuje łączną liczbę godzin pracy oraz godzin pod obciążeniem, a przeglądy u większości producentów wyznacza się właśnie według godzin. Znając średni przyrost godzin w miesiącu, dział utrzymania ruchu może przewidzieć, w którym kwartale przypadnie kolejny przegląd i jaki zestaw części będzie wtedy potrzebny.
Drugim źródłem są faktury serwisowe z ostatnich lat. Pokazują one, które elementy wymieniano poza planem i czy powtarzają się te same usterki.
Rezerwa na awarię a umowa serwisowa
Rezerwę na awarie trudno wyliczyć dokładnie, ale można ją ograniczyć. Firmy, które mają podpisaną umowę serwisową z określonym czasem reakcji, wiedzą, na jakich warunkach serwisant przyjedzie poza godzinami pracy. Te warunki dobrze jest znać przed zatwierdzeniem budżetu, bo wpływają na wysokość kwoty odkładanej na nieprzewidziane naprawy.
Częścią planu może być też ustalenie, co zakład zrobi, gdy sprężarka zasilająca produkcję stanie na dłużej. Do wyboru jest maszyna rezerwowa, wynajem urządzenia zastępczego albo zatrzymanie produkcji, a każda z tych opcji ma inny koszt.
Kto przygotowuje plan i kiedy go zacząć
Plan wydatków na sprężarkownię najlepiej przygotowuje osoba z działu utrzymania ruchu, która na co dzień zajmuje się instalacją. Ma ona dostęp do sterowników, protokołów i historii awarii, a także wie, które urządzenia sprawiają kłopoty. Dział finansów dostaje od niej zestawienie pozycji z uzasadnieniem i może je porównać z poprzednimi latami.
Pracę nad planem dobrze jest zacząć kilka tygodni przed terminem zamknięcia budżetu firmy. W tym czasie można poprosić serwis o propozycję harmonogramu przeglądów na kolejny rok i wycenę materiałów eksploatacyjnych. Dostawcy części potrzebują czasu na przygotowanie oferty, a zakład zyskuje dane, które zastępują szacunki.
Kiedy budżet powinien uwzględnić wymianę maszyny
Wymiana sprężarki trafia do planu inwestycyjnego, gdy rosną koszty napraw, zmienia się profil produkcji albo zakład planuje nową linię. W takim przypadku dział utrzymania ruchu przygotowuje dane o pracy obecnej maszyny, a dział finansów porównuje warianty zakupu. Przy równym poborze powietrza jednym z wariantów są sprężarki śrubowe o stałej prędkości obrotowej, które przy właściwym doborze pracują większość czasu pod obciążeniem.
Budżet przygotowany w ten sposób pokazuje zarządowi, ile kosztuje utrzymanie sprężonego powietrza w zakładzie i z jakim wyprzedzeniem trzeba planować większe wydatki.
